Skill Matrix: Definition, Anleitung, Vorlage

Was ist eine Skill Matrix?

Was genau ist eine Skill Matrix? Eine Skill Matrix ist ein strategisches Instrument zur Visualisierung und Analayse der Skills und Kompetenzen in ausgewählten Teams oder dem gesamten Unternehmen. Ziel ist, die Fähigkeiten des Unternehmens zu erfassen, zu strukturieren und als Datengrundlage verfügbar zu machen. 

Dies dient insbesondere der gezielten Personalauswahl im Unternehmen für Projekte oder Kundenanfrage, verbessert aber auch die Transparenz hinsichtlich vorhandener und fehlender Kompetenzen im Unternehmen. Unternehmen können es zudem zur Unterstützung bei der Identifikation von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen nutzen, da die Skills aufzeigen, an welcher Stelle noch geschult werden sollte. 

Während Skills und Skillmanagement aktuell die Personalteams besonders beschäftigen, ist das grundlegende Konzept der Skill Matrix eigentlich nicht neu. Schon viele Jahre gibt es KOnzepte wie die Kompetenzmatrix oder die Qualifikationsmatrix. Aber wo liegt der Unterschied zwischen einer Qualifikationsmatrix, einer Kompetenzmatrix und einer Skillmatrix? 

Über Kompenzmatrix

Die Kompetenzmatrix ist ein strategisches Instrument, mit dem die verschiedenen Kompetenzen, die für eine bestimmte Tätigkeit oder Position benötigt werden, systematisch darzustellen, zu strukturieren und zu visualisieren. Der Unterschied zur Skill Matrix liegt dabei auf dem “Was” gemessen wird: nämlich Kompetenzen im Vergleich zu Skills.

Kompetenzen sind die Kenntnisse, Verhaltensweisen, Einstellungen und Fähigkeiten, die eine Person in die Lage versetzen, eine Aufgabe erfolgreich oder effizient zu erfüllen. Diese grundlegenden Eigenschaften tragen dazu bei, dass eine Person in einer bestimmten Rolle oder Funktion innerhalb einer Organisation hervorragende Leistungen erbringt.

Der Unterschied zwischen Skills und Kompetenzen liegt darin, dass Skills eher praktisch fokussiert sind und darstellen, welche Fähigkeiten erlernt und angewendet werden könnnen. Im Gegensatz dazu sind Kompetenzen eher wertbasiert, unternehmens- oder projektspezifisch und oft mit der Unternehmenskultur verbunden.

Viele Unternehmen unterscheiden bei den Kompetenzen dann in Fachkompetenz, Methodenkompetenz und Sozialkompetenz und bilden diese Kategorien auch in der Kompetenzmatrix ab. 

Über Qualifikationsmatrix 

Die Qualifikationsmatrix hingegen beinhaltet klar definierte Fähigkeiten (Skills) und Fertigkeiten, vor allem so genannte Hard Skills, die zur Ausführung einer bestimmten Tätigkeit erforderlich sind. Daher finden Sie die Qualifikationsmatrix häufig in Produktions- und Fertigungsumgebungen, also eher im "Blue Collar"-Bereich. Dort dient die Qualifikationsmatrix dazu, die vorhandenen Qualifikationen der Mitarbeiter systematisch zu erfassen und abzubilden. Damit kann also sichergestellt werden, dass jede Aufgabe von entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden ausgeführt wird.

Dabei spielen auch Zertifizierungen und formale Qualifikationen eine wichtige Rolle, da sie klar definierte Fähigkeitsniveaus bescheinigen, die zum Teil gesetzlich vorgeschrieben sind. Die Qualifikationsmatrix dient daher häufig auch zur Verwaltung und Überprüfung dieser Zertifizierungen und um sicherzustellen, dass compliant gearbeitet wird.

Für viele Unternehmen relevant ist zum Beispiel die ISO 9001 Norm. In dieser Qualitätsmanagementnorm wird ein ordentliches Qualifikationsmanagement, wozu die Verwendung einer Qualifikationsmatrix gehört, zwingend gefordert.

Zusammengefasst: die Qualifikationsmatrix verwaltet Nachweise und formale Qualifikationen, die Kompetenzmatrix eher verhaltensorienterte, häufig überfachliche Fähigkeiten, während die Skill Matrix eine umfassende Übersicht über die erlerten und anwendbaren Skills der Mitarbeitenden enthält. 

Wie aber erstellt man eine solche Skill Matrix? 

Aufbau einer effektiven Skill Matrix

Welche Schritte sind beim Aufbau einer Skill Matrix zu beachten? Es benötigt zunächst die Liste der Skills, eine so genannte Skill-Taxonomie bzw. Skill-Katalog, das zu verwendende Bewertungsschema für die Skills, sowie die Skill-Matrix selbst, die häufig in Excel gestaltet wird. Um die Liste der Skills zu erstellen, sollte man zunächst für sich die Frage beantworten, was ein Skill eigentlich ist. 

Was ist ein Skill?

Skills sind erlernte und angewandte Fähigkeiten, die eine Person in die Lage versetzen, ihr Wissen bei der Ausführung oder Leistung effektiv einzusetzen. Sie können spezifisch und messbar sein, wie z.B. Computerprogrammierung oder Projektmanagement. Damit sind Skills in der Regel unterschiedlich zu Kompetenzen, die deutlich stärker am Verhalten der Menschen orientiert sind. Wir raten unseren Kunden dazu, Skills einfach und nach einer standardisierten Syntax zu formulieren. 

Aufbau der Liste an Skills

Um die Liste Ihrer Skills im Unternehmen zu erfassen, gibt es verschiedene Vorgehensweisen und Strategien, abhängig davon, welche Datenbasis bereits im Unternehmen existiert. Es gibt verschiedene Anbieter von Skill-Katalogen bzw. Skill-Taxonomien, auf die Sie aufsetzen können. Alternativ können Sie von Grund auf starten und komplett Ihre eigenen Skills definieren. Häufig empfiehlt es sich aber auf eine grundlegende Taxonomie aufzusetzen. Dabei gibt es eine Reihe verschiedener Anbieter von Open Source Varianten wie ESCO über closed Source wie z.B. bei uns bei edyoucated. Haben Sie sich einmal für eine Basis entschieden, sollte man mit der Grundstruktur Ihres Skill-Katalogs starten. 

Die Grundstruktur definieren

Damit die Matrix später einheitlich ist, ist es stark zu empfehlen, dass vorab die Regeln der Nomenklatur der Skills definiert werden. Folgende Entscheidungen sollten Sie vorab treffen, um sicherzustellen, dass später alles einheitlich definiert wird: 

1. Granularität der Skills: Auf welcher Detailgradebene möchten Sie die Skills definieren? Je detaillierter, desto mehr Skills werden in Ihrer Matrix auftauchen. Je weniger granular, desto unschärfer ist das Bild über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden im Unternehmen später. Unsere Empfehlung ist ein mindestens zweistufiges Skill-System, bei dem es eine Überkategorie und mehrere Unterkategorien gibt
2. Bewertungsschema: Wie wollen Sie Ihre Skills später bewerten? Typisch sind Bewertungsskalen von 1-5, die auch in vielen Software-Lösungen für das Skill-Management umgesetzt werden
3. Art der Bewertung: Wie stellen Sie später sicher, dass Skills auch tatsächlich erfasst werden? Soll dies über eine Selbsteinschätzung von Mitarbeitenden geschehen oder bewerten ausschließlich Führungskräfte über eine Fremdeinschätzung?

Sind diese Grundsatzentscheidungen einmal getroffen worden, gilt es nun im nächsten Schritt die Skills für Ihren Katalog zusammenzubringen. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie effektiv die für Ihr Unternehmen relevanten Skills in dem Katalog zusammenbringen. 

Option 1: Das händische Zusammentragen

Die Skills, die später in Ihrem Katalog sind, sollten die benötigten Fähigkeiten im Unternehmen abbilden, die für das erfolgreiche Fortlaufen des Unternehmens notwendig sind. Ein guter Startpunkt ist häufig die eigene Job-Architektur oder die verschiedenen Stellenprofile, die bereits vorhanden sind. Nutzen Sie diese als Basis und leiten Sie Skills, die in diesem Dokumenten erwähnt werden ab. 

Sie können zudem auf Ihre Fachabteilungen zugehen und diese um Hilfe bitten. Geben Sie die Grundstruktur Ihrer Skills an diese Teams und lassen Sie erste Skills in die Matrix ergänzen. Legen Sie eine Beispieldatei ein, die Sie z.B. für Ihre HR-Skills bereits ausgefüllt haben, und senden Sie diese als Beispiel Ihren Fachkräften zu – das hilft enorm dabei, die Rücklaufquote und die Einheitlichkeit der Skills sicherzustellen. 

Dieser Ansatz kostet natürlich etwas Zeit und ist nicht binnen eines Tages erledigt. Glücklicherweise gibt es auch andere Optionen, die sich Technologie zur Hilfe nehmen und mit denen Sie viel Zeit einsparen können. 

Option 2: Automatische Skill-Extraktion

Moderne KI-gestützte Technologien ermöglichen heute die automatische Extraktion von Skills aus z.B. Ihrer Job-Architektur. Hier geben Sie der Software beispielsweise Ihre Excel-Dateien oder Listen von PDFs Ihrer Stellenanzeigen und das System leitet aus den Textdokumenten die Skills, die darin enthalten sind ab. Somit lässt sich enorm viel Zeit bei der Erstellung Ihres Skill Katalogs sparen. Wir bei edyoucated nutzen unsere eigenen Tools im Rahmen unserer Skills Services und reduzieren damit den Zeitaufwand für die Erstellung des Katalogs auf ca. 5% der Zeit. 

Kategorisieren und Duplikate entfernen

Nachdem Sie die Skills händisch oder automatisiert erfasst haben, sollten alle Skills in eine passende Struktur gebracht werden. Das bedeutet, dass Sie Skills voraussichtlich zusammenfassen werden müssen, verschiedene Überkategorien anpassen und Namen und Beschreibungen der Skills nochmal ändern müssen. Achten Sie auch unbedingt darauf, dass Sie Duplikate entfernen. 

Die richtige Software für Ihre Skill-Matrix

Damit Sie später die Skills und Ihre Skill-Matrix erfolgreich managen können, empfiehlt es sich in eine Skill-Management Software zu investieren und nicht alles dauerhaft in Excel zu machen. Die folgenden Nachteile entstehen, wenn Sie langfristig auf Excel setzen: 

1. Fehleranfällig: Excel-Listen sind nicht schreibgeschützt und können von jeder Person verändert werden. So wird häufig der Skill-Katalog verändert oder Formeln, die Sie mühsam aufgebaut haben, funktionieren nicht mehr, weil neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt wurden. 
2. Aufwendig in der Standhaltung: Es benötigen viele Leute in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die Skill-Matrix und jedes Mal bei einer Änderung eine neue Version zu versenden ist sehr mühsam. 
3. Problematische Dateneinsicht: Vermutlich soll Ihre Skill-Matrix nicht jeder Person in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass die Einsicht des Dokuments geregelt sein muss. Dokumente müssen nur ausgewählten Mitarbeitenden oder Führungskräften zugänglich gemacht werden, was häufig nicht möglich ist. 

Es empfiehlt sich stattdessen in einer Software-Lösung zu investieren, die sowohl das Aufsetzen des Skill-Katalogs als auch später die Skill-Erfassung besonders einfach und effizient gestaltet. Dabei profitieren Sie von vordefinierten Auswertungsoptionen und haben so jederzeit den vollen Überblick über die Skills Ihrer Mitarbeitenden – ohne die negativen Folgen einer Excel-Lösung. Eine mögliche Option könnte unsere Skill-Management-Software von edyoucated sein.