Skill-gestütztes Arbeiten: Wie man Führungskräfte und andere Interessengruppen für einen skill-basierten Ansatz überzeugt

Warum skill-gestützte Organisationen die Zukunft sind

Ich möchte Skills einführen oder einen Piloten starten - wie überzeuge ich meine Führungskraft, relevante Interessensgruppen und Fachabteilungen im HR?

Skill-basierte Organisationen lösen sich von traditionellen Strukturen. Sie basieren nicht auf starren Jobprofilen, sondern setzen auf die spezifischen Fähigkeiten der Mitarbeitenden.

Das Ergebnis? Mehr Flexibilität, gezieltere Talentförderung und eine schnellere Reaktion auf veränderte Marktbedingungen. Doch wie überzeugst du die relevanten Entscheidungsträger in deinem Unternehmen, diesen Wandel mitzutragen?

Inwiefern “Skills” meine Führungskraft überzeugen könnten

Im traditionellen Talentmanagement basieren Entwicklungspläne und Karrierewege oft auf festen Jobprofilen. Doch in einem immer agileren Arbeitsumfeld, das durch rasante technologische Fortschritte geprägt ist, stoßen starre Strukturen an ihre Grenzen. Eine skill-basierte Organisation bietet hier deutliche Vorteile in Bezug auf Flexibilität und gezielte Entwicklung. Durch den Einsatz von Skill-Daten kann L&D gezielt Lücken (Skill-Gaps) identifizieren, festlegen, welche zukünftigen Fähigkeiten relevant sein werden, und die Lücke durch Schulungsmaßnahmen systematisch, effektiv und skalierbar schließen. Indem Skill-Gaps aufgedeckt werden, können spezifische Entwicklungsmaßnahmen priorisiert und bestehende Talente zielgerichtet gefördert werden. Dies ermöglicht eine nachhaltigere Talententwicklung, die sich nicht nur auf aktuelle Anforderungen, sondern auch auf zukünftige Unternehmensziele ausrichtet.

Ein skill-orientierter Ansatz gibt L&D die Möglichkeit, Ressourcen und Entwicklungsprogramme flexibler und bedarfsgerechter zu gestalten, indem Mitarbeitende anhand ihrer spezifischen Fähigkeiten und Entwicklungsbedarfe gefördert werden. Dies ermöglicht ein maßgeschneidertes Navigationssystem, das über klassische Karrierepfade hinausgeht und gezielt auf die sich wandelnden Anforderungen der Organisation reagiert. Besonders in Zeiten schneller Veränderungen kann so eine engere Abstimmung zwischen den strategischen Unternehmenszielen und den verfügbaren Skills der Belegschaft erzielt werden. Im L&D-Team werden dadurch aber nicht mehr Ressourcen benötigt, sondern eher Ressourcen und Potenziale freigeschaufelt: skill-basierte Weiterbildungssysteme sind skalierbarer als traditionelle Weiterbildungsprogramme, da sich der Automatisierungsgrad in skill-basierten Organisationen erhöht.

Skill-basierte Strukturen erlauben es außerdem, die Talententwicklung näher an die Geschäftsstrategie zu binden. L&D-Führungskräfte können relevante Daten zu vorhandenen und benötigten Fähigkeiten sammeln, analysieren und an die Geschäftsführung kommunizieren. Diese Informationen bieten wertvolle Einblicke, die es ermöglichen, Personalentwicklungsmaßnahmen genau auf die Bedarfe der Organisation abzustimmen und die langfristigen Unternehmensziele effektiver zu unterstützen.

Eine skill-basierte Organisation ist somit mehr als nur eine flexible Struktur: Sie ist ein strategisches Werkzeug für L&D-Führungskräfte, um die Entwicklung und Einsatzfähigkeit der Belegschaft zu steuern und damit den Unternehmenserfolg aktiv mitzugestalten. Somit rücken L&D-Abteilungen näher an geschäftsstrategische Maßnahmen und werden strategischer Partner von Geschäftsführungen.

Wie Skills weitere HR-Abteilungen stärken

Ein skill-basierter Ansatz erleichtert nicht nur den Führungskräften ihre Arbeit, sondern unterstützt auch andere HR-Abteilungen bei der Optimierung ihrer Prozesse.

• Recruiting: Mit einem skill-basierten Ansatz kann das Recruiting präzisere Stellenausschreibungen erstellen, in denen spezifische Fähigkeiten anstatt allgemeiner Anforderungen oder Aufgaben genannt werden. Das spart Zeit beim Screening, da Skills in der Stellenausschreibung direkt mit Skills in den Lebensläufen verbunden werden können. Zudem können im Recruiting auch neue und relevante Skills identifiziert werden, die im Bewerbungsprozess auftreten, am Markt gefragt sind, jedoch noch nicht in der Skill-Landschaft des eigenen Unternehmens auftauchen.
• Strategic Workforce Planning: Ein skill-basierter Ansatz ermöglicht eine präzisere Personalplanung, sodass kritische Aufgaben im Unternehmen jederzeit abgedeckt sind. Ein Überblick über die Skill-Gaps der Mitarbeitenden bedeutet, dass man kritische Schwellenwerte analysieren kann, nach denen durch Renteneintritte, Kündigungen oder Beförderungen essenzielle Fähigkeiten wegbrechen. Die richtige Übereinstimmung zwischen Mitarbeitenden und Fähigkeiten hilft dabei, die Fluktuation zu senken und die Stabilität der Teams zu stärken.
• Performance Management: Skills können eine zentrale Rolle dabei spielen, Performance-Gespräche strukturierter und zielorientierter zu gestalten. Anstatt sich nur auf Ergebnisse oder Beobachtungen zu stützen, können Skills genutzt werden, um konkrete Entwicklungsfelder zu definieren. Führungskräfte und HR können die Leistung einer Person an Outcomes (Y) und beobachtbarem Verhalten (Z) messen und mithilfe von Skills aufzeigen, welche Fähigkeiten (A) die Mitarbeitenden entwickeln sollten, um ihre Performance zu verbessern. Die Wirkungskette wird klar: „Deine aktuelle Performance liegt bei X. Wenn du Skill A aufbaust, kannst du Y und Z künftig noch besser umsetzen.“ Dies macht Entwicklungsmöglichkeiten greifbarer und hilft Mitarbeitenden, ihre Fortschritte gezielt zu steuern.

Warum Skills Führungskräfte und FachexpertInnen überzeugen 

Führungskräfte und FachexpertInnen schätzen die Transparenz und die konkreten Vorteile eines skill-basierten Ansatzes. Durch die Einführung einer skill-basierten Organisation erhältst du tiefe Einblick in die Fähigkeiten und den Entwicklungsbedarf deiner Mitarbeitenden, was strategische Vorteile für verschiedene Unternehmensbereiche schafft:

• Transparenz über die Skills der Mitarbeitenden: Viele Führungskräfte haben eine ungefähre Vorstellung von den Fähigkeiten ihrer Teams, aber oft fehlen konkrete, objektive Daten. Mit einer skill-basierten Organisation kannst du Profile für jede/n Mitarbeitende/n erstellen, die präzise die vorhandenen und entwicklungsfähigen Fähigkeiten abbilden. Das ermöglicht es Führungskräften, datenbasiert zu entscheiden und die Effektivität von Projekten zu steigern, indem sie die bestgeeigneten Talente zusammenbringen.
• Förderung interner Mobilität: Skill-basierte Profile machen deutlich, wo sich Fähigkeiten im Unternehmen befinden und wer sich für neue Aufgaben oder Projekte eignet. So können Führungskräfte interne Mobilität gezielt fördern und Talente dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen - was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Motivation und Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeitenden fördert.
• Effektive Weiterbildung und Entwicklung: Durch Skill-Profile, die klar den aktuellen Stand und die Skill-Gaps der Mitarbeitenden zeigen, können Führungskräfte gezielte und passgenaue Weiterbildungsmaßnahmen für ihre Teams planen. Die Skills fungieren dabei als Navigationssystem, das Führungskräften und L&D-Teams zeigt, welche Fähigkeiten für die Zukunft relevant sind und welche Mitarbeitenden in diesen Bereichen gefördert werden sollten. Gleichzeitig wird die Planung von Gesprächen und die Empfehlung geeigneter Trainings deutlich einfacher, da das Skill-Management die Grundlage bildet. Dies reduziert die Hürden, die richtigen Maßnahmen auszuwählen und umzusetzen, und erleichtert die spätere Umsetzung von Weiterbildungsinitiativen erheblich.
• Optimierung von Onboarding und Performance-Gesprächen: Skill-basierte Profile erleichtern das Onboarding neuer Mitarbeitenden, da bereits klar ersichtlich ist, welche Fähigkeiten sie mitbringen und welche sie weiterentwickeln sollten. Gleichzeitig können Performance-Gespräche auf Basis der Skill-Profile strukturierter und zielgerichteter gestaltet werden. Führungskräfte erhalten dadurch wertvolle Anhaltspunkte, um individuelle Entwicklungspläne zu erstellen, die besser auf die Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Skills und mitbestimmende Organe - Wie du mitbestimmende Organe einbindest

Mitbestimmende Organe wie der Betriebsrat spielen eine zentrale Rolle bei der Einführung von skill-basierten Ansätzen. Um die Einführung erfolgreich zu gestalten und diese als Partner zu gewinnen, ist es wichtig, auf Transparenz, Fairness und den individuellen Nutzen für die Mitarbeitenden zu setzen. Skill-basierte Ansätze sind kein Kontrollinstrument, sondern ein Werkzeug, um Prozesse zu individualisieren und Mitarbeitende gezielt zu fördern. Wenn bestimmte Aspekte beachtet werden, können mitbestimmende Organe die Einführung positiv unterstützen.

Worauf du achten kannst, damit skill-basierte Ansätze ein Erfolg werden:

• Fairness und Zugänglichkeit sicherstellen: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden von skill-basierten Ansätzen profitieren können – unabhängig von ihrer Rolle oder Abteilung. Achte darauf, dass Blue-Collar-Mitarbeitende genauso einbezogen werden wie White-Collar-Mitarbeitende. Dies schafft Vertrauen und stärkt die Akzeptanz. Zusätzlich kann es helfen, die Teilnahme auf freiwilliger Basis anzubieten, damit niemand sich zu etwas gezwungen fühlt. Verdeutliche, dass der Fokus darauf liegt, Mitarbeitende zu fördern und ihre individuellen Potenziale auszuschöpfen.
  
• Den Mehrwert für Mitarbeitende hervorheben: Zeige, wie Skill-Management konkrete Vorteile für alle Mitarbeitenden bringt. Zum Beispiel, indem es ihnen hilft, gezielte Entwicklungspläne zu erhalten, die auf ihre Stärken und Potenziale abgestimmt sind. Skill-Management kann Mitarbeitenden neue Karrierewege eröffnen und ihnen helfen, sich besser auf künftige Anforderungen vorzubereiten. Ein Ansatz, der Mitarbeitende stärkt, wird vom Betriebsrat meist positiv aufgenommen.
  
• Datenschutz und Transparenz gewährleisten: Kommuniziere klar, wie Daten verarbeitet und genutzt werden. Aggregierte Auswertungen, bei denen keine individuellen Profile offengelegt werden, sind oft leichter akzeptiert. Mache deutlich, wozu die Daten genau genutzt werden: zum Beispiel kann es bei der Akzeptanz helfen, wenn die Daten ausschließlich dazu dienen, Entwicklungs- und Lernmöglichkeiten zu identifizieren – nicht zur Bewertung oder Kontrolle. Eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat schafft hier Vertrauen.
  
• Freiwilligkeit und Eigeninitiative fördern: Skill-Profile sollten von den Mitarbeitenden selbst gepflegt werden können. Dies gibt ihnen die Kontrolle über ihre Daten und stärkt die Akzeptanz. Zeige, dass diese Profile dazu dienen, Mitarbeitenden neue Chancen aufzuzeigen, nicht, um sie zu beurteilen.
  
• Positiven Nutzen von Assessments betonen: Wenn Assessments Teil des Prozesses sind, sollten sie darauf abzielen, Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen, anstatt Performance zu bewerten. Formuliere gemeinsam mit dem Betriebsrat klare Leitlinien, die sicherstellen, dass Assessments nur für Entwicklungs- anstatt Selektionsprozesse genutzt werden.
  
• Offene Kommunikation fördern: Informiere frühzeitig und transparent über den Nutzen eines skill-basierten Ansatzes, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden. Lade den Betriebsrat aktiv ein, an der Gestaltung des Projekts mitzuwirken. Eine gemeinsame Entwicklung der Rahmenbedingungen stärkt die Akzeptanz und verhindert Missverständnisse.
  
  

Skill-basierte Ansätze bieten nicht nur Unternehmen, sondern vor allem auch den Mitarbeitenden klare Vorteile. Wenn Transparenz, Fairness und Freiwilligkeit in den Vordergrund gestellt werden, können Betriebsräte ein wertvoller Partner sein, um diese Initiativen erfolgreich umzusetzen. Mit einem klaren Fokus auf die Förderung von Mitarbeitenden und den individuellen Mehrwert lassen sich mögliche Bedenken ausräumen und den Weg für eine skill-basierte Organisation ebnen.

Skill Management als Business-Case: Wie man mit klaren Zahlen überzeugt

Ein skill-basierter Ansatz bietet nicht nur strategische Vorteile, sondern hat auch einen messbaren wirtschaftlichen Nutzen. Um Entscheidungsträger zu überzeugen, hilft es, die finanziellen Auswirkungen auf das Unternehmen greifbar zu machen.

Im folgenden haben wir ein Beispiel für die Berechnung eines Business Case definiert:

1. Einsparungen bei Einstellungskosten

Grundlage:

Die Kosten für eine neue Einstellung liegen typischerweise bei etwa 10.000 € pro Mitarbeitendem (Quelle: McKinsey). Dies beinhaltet Recruiting, Auswahlverfahren, und die Zeit, die Führungskräfte oder HR in den Prozess investieren.

Berechnung:

Bei einer Belegschaft von 10.000 Mitarbeitenden und einer durchschnittlichen jährlichen Fluktuationsrate von 20 % verlassen 2.000 Personen das Unternehmen jährlich. Dies führt zu Einstellungskosten von 10.000 € x 2.000 = 20 Mio. €.

Wenn durch verbessertes Skill-Management die Mitarbeiterbindung um nur 1 Prozentpunkt gesteigert wird (z. B. von 80 % auf 81 %), müssen 100 Personen weniger neu eingestellt werden. Das spart 100 x 10.000 € = 1 Mio. € jährlich.

2. Reduzierte Onboarding-Kosten

Grundlage:

Neue Mitarbeitende brauchen etwa zwei Monate, um voll produktiv zu arbeiten. In dieser Zeit entstehen Onboarding-Kosten durch geringere Produktivität und zusätzliche Einarbeitungsressourcen. Die durchschnittlichen Personalkosten (inkl. Gehalt und Nebenkosten) betragen 50.000 € jährlich, also etwa 4.200 € pro Monat.

Berechnung:

Wenn 100 Neueinstellungen durch eine 1 %-Punkt-Verbesserung der Retention vermieden werden, sparst du zwei Monate Onboarding-Kosten pro Person:

100 x 4.200 € x 2 = 840.000 € jährlich.

3. Effizientere Weiterbildung

Grundlage:

Traditionelle Weiterbildungsprogramme sind oft allgemeiner und weniger individuell ausgerichtet. Sie erfordern große Budgets für die Planung und Durchführung. Skill-basierte Systeme sind skalierbarer, da sie auf datengetriebenen Empfehlungen und Automatisierung basieren, beispielsweise durch KI-gestützte Lernplattformen.

Beispiel:

Anstatt alle Mitarbeitenden eines Bereichs in ein allgemeines Training zu schicken, kannst du mit Skill-Management gezielt Schulungen für Mitarbeitende anbieten, die bestimmte Gaps aufweisen. Dies reduziert die Kosten pro Teilnehmendem und erhöht den ROI, da die Maßnahmen bedarfsorientierter sind.

Einsparungspotenzial:

Wenn von einem Weiterbildungsbudget von 5 Mio. € jährlich 10 % durch effizientere Planung eingespart werden können, bedeutet dies eine Einsparung von 500.000 € jährlich.

4. Strategische Anpassungsfähigkeit

Grundlage:

Ein skill-basierter Ansatz liefert Transparenz über die Fähigkeiten der Mitarbeitenden und ermöglicht es, kritische Projekte schneller zu besetzen oder innovative Ideen umzusetzen. Unternehmen können zudem auf plötzliche Veränderungen, wie neue Technologien oder Marktanforderungen, reagieren, ohne zeitintensive Umstrukturierungen vornehmen zu müssen.

Beispiel:

Wenn ein Unternehmen durch den schnellen Einsatz von Skills neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen kann (z. B. durch schnellere Projektumsetzung oder innovative Produkteinführungen), lassen sich potenzielle Umsatzsteigerungen oder Wettbewerbsvorteile schwer genau beziffern, aber ihre Wirkung ist dennoch signifikant.

Zusammenfassung der finanziellen Vorteile:

• Einsparungen bei Einstellungskosten: ~1 Mio. €
• Reduzierte Onboarding-Kosten: ~840.000 €
• Effizientere Weiterbildung: ~500.000 €
• Gesamteinsparungen und -vorteile: ~2,34 Mio. € jährlich

Do’s und Don’ts bei der Überzeugung von Stakeholdern

Die Überzeugung der Entscheidungsträger ist ein entscheidender Schritt, um eine skill-basierte Organisation aufzubauen. Hier sind ein paar Do’s und Don’t, die du beachten solltest:

Do’s:

• Relevanz aufzeigen: Verknüpfe die Vorteile deines skill-basierten Ansatzes mit den strategischen Zielen des Unternehmens, wie Agilität, Kostenoptimierung und Mitarbeiterbindung.
• Daten und Benchmarks verwenden: Zeige, wie Unternehmen, die bereits skill-basiert arbeiten, Flexibilität und Effizienz gewinnen. Solche Daten und Benchmarks geben deinen Argumenten Gewicht.
• Pilotprojekte anbieten: Biete an, den skill-basierten Ansatz in einer Abteilung zu testen, um die Effekte im kleineren Rahmen zu demonstrieren und potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren.

Don’ts:

• Zu technokratisch argumentieren: Achte darauf, den Ansatz nicht zu theoretisch zu erklären. EntscheidungsträgerInnen bevorzugen praxisnahe Argumente, die den Mehrwert für den Alltag deutlich zu machen.
• Komplexität unterschätzen: Der Implementierungsaufwand für einen skill-basierten Ansatz ist hoch. Kommuniziere dies offen, um Vertrauen zu schaffen und unrealistische Erwartungen zu vermeiden.

Fazit - Wie du deine Organisation fit für die Zukunft machst

Eine skill-basierte Organisation bringt zahlreiche Vorteile, nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern für das gesamte Unternehmen. Indem du die Vorteile eine skill-basierten Ansatzes verständlich und überzeugend darstellst, schaffst du die Grundlage für einen nachhaltigen Wandel.

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