Mitarbeiter-Onboarding ist der strukturierte Prozess zur Integration neuer Mitarbeitender – fachlich, sozial und kulturell. Gutes Onboarding reduziert Fluktuation im ersten Jahr um bis zu 50 Prozent (SHRM).
Nur 12 Prozent der Beschäftigten geben an, dass ihr Unternehmen Onboarding wirklich gut macht — das zeigt eine Gallup-Studie zur Mitarbeiterbindung. Gleichzeitig sind 40 Prozent der Mitarbeitenden im ersten Beschäftigungsjahr bereits offen für einen Jobwechsel. Wer neu eingestellt hat, hat also weniger Zeit als gedacht.
Mitarbeiter-Onboarding bezeichnet den strukturierten Prozess, mit dem neue Mitarbeitende fachlich, sozial und kulturell in ein Unternehmen integriert werden. Er beginnt vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding) und endet frühestens nach der Probezeit — bei konsequentem Vorgehen erst nach sechs bis zwölf Monaten.
Die drei Begriffe werden häufig synonym verwendet, meinen aber unterschiedliche Dinge. Einarbeitung beschreibt die fachliche Vermittlung von Aufgaben, Prozessen und Tools — das klassische Einweisen in die Arbeit. Onboarding ist der übergeordnete Begriff: Er umfasst neben der Einarbeitung auch die kulturelle Integration, den Aufbau von Beziehungen und die Vermittlung von Unternehmenswerten.
Preboarding ist der Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Laut Softgarden denken bereits 15 Prozent aller Neumitarbeitenden am ersten Tag über einen Jobwechsel nach — oft, weil in dieser Vorlaufphase nichts passiert ist. Gut geführtes Onboarding beginnt daher mit Preboarding, läuft parallel zur Einarbeitung und geht zeitlich weit über sie hinaus.
Ein strukturierter Onboarding-Prozess teilt sich in drei Phasen, die aufeinander aufbauen.
Preboarding läuft vom Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag. Typische Maßnahmen: Willkommensmail versenden, relevante Unterlagen zusenden, IT-Zugänge einrichten, das Team vorab per Video vorstellen. Wer diese Phase übergeht, riskiert, dass neue Mitarbeitende bis zum ersten Tag Zweifel entwickeln.
Orientierungsphase umfasst den ersten Tag bis zum Ende der ersten Wochen: Vorstellung im Team, Übergabe von Equipment, Einführung in Prozesse und Systeme, erste Aufgaben mit klarer Rückmeldung. Laut BambooHR verstehen 87 Prozent der Mitarbeitenden ihre Rolle klar, wenn das Onboarding strukturiert abläuft.
Integrationsphase beginnt in der vierten Woche und reicht bis zum Ende der Probezeit und darüber hinaus: fachliche Vertiefung, regelmäßige Check-ins, erste Zielvereinbarungen, Mentoring. Laut Aberdeen Group setzen leistungsstarke Unternehmen 2,5-mal häufiger auf Mentoring-Programme als der Durchschnitt. Trotzdem führen nur 15 Prozent aller Unternehmen Onboarding-Maßnahmen über sechs Monate hinaus durch — obwohl rund 90 Prozent der Mitarbeitenden in diesem Zeitraum entscheiden, ob sie bleiben.
Schlechtes Onboarding ist teuer — konkreter, als die meisten Führungskräfte annehmen. Laut Work Institute kostet der Verlust eines Mitarbeitenden bis zu 213 Prozent seines Jahresgehalts, wenn man Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust zusammenrechnet. Das ist kein Ausreißer: Softgarden berichtet, dass rund 20 Prozent der Neumitarbeitenden innerhalb der ersten 100 Tage kündigen — fast immer wegen eines schlechten Starts.
Die Abfolge ist bekannt, aber selten klar benannt: schlechtes Onboarding führt zu früher Kündigung, die offene Stelle belastet das verbliebene Team, die Überlastung senkt die Leistung, weitere Mitarbeitende gehen. SHRM belegt: Unternehmen mit strukturiertem Onboarding reduzieren die Fluktuation im ersten Jahr um bis zu 50 Prozent, neue Mitarbeitende erreichen ihre volle Produktivität 34 Prozent schneller, und 69 Prozent bleiben mindestens drei Jahre.
Ein Onboarding-Plan ist kein Willkommenspaket. Er ist ein strukturiertes Dokument, das Verantwortlichkeiten, Meilensteine und Lernziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage festlegt. BambooHR zeigt: Mitarbeitende mit gutem Onboarding sind 18-mal stärker ans Unternehmen gebunden und 30-mal zufriedener mit ihrer Arbeit.
Typische Bestandteile eines wirksamen Plans:
Onboarding endet oft mit der Probezeit. Was danach kommt, entscheidet darüber, ob neue Mitarbeitende ihr Potenzial tatsächlich entfalten — oder ob sie nach einem Jahr wieder wechseln.
Unternehmen, die Skill Management konsequent einsetzen, verknüpfen Onboarding mit einem strukturierten Kompetenzaufbau. Nach der Einarbeitungsphase werden vorhandene Skills Gaps identifiziert und gezielt durch Upskilling- oder Reskilling-Maßnahmen geschlossen — typischerweise über eine LMS-Plattform.
Praktisch sieht das so aus: Eine neue HR-Managerin hat im Onboarding die internen Prozesse kennengelernt. Ein anschließendes Skill-Assessment zeigt, dass sie noch Kenntnisse in People Analytics aufbauen muss. Das LMS liefert dafür einen strukturierten Lernpfad — ohne dass die Führungskraft jeden Schritt selbst koordinieren muss. Dieser Ansatz verlängert die Wirksamkeit von Onboarding über die Probezeit hinaus und gibt Mitarbeitenden einen Grund zu bleiben.
Was ist Mitarbeiter-Onboarding? Mitarbeiter-Onboarding ist der strukturierte Prozess zur fachlichen, sozialen und kulturellen Integration neuer Mitarbeitender. Er beginnt vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding) und umfasst typischerweise die ersten drei bis zwölf Monate. Ziel ist es, neue Mitarbeitende so einzuführen, dass sie schnell produktiv werden und langfristig im Unternehmen bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung? Einarbeitung beschreibt die fachliche Einführung in Aufgaben, Prozesse und Tools. Onboarding ist der übergeordnete Begriff: Er schließt Einarbeitung ein, umfasst aber auch kulturelle Integration, Beziehungsaufbau und langfristige Entwicklungsmaßnahmen. Einarbeitung ist eine Phase des Onboardings — nicht dasselbe.
Wie lange dauert Onboarding? Gutes Onboarding dauert mindestens drei Monate, oft sechs bis zwölf. Laut SHRM dauert es ohne strukturiertes Onboarding durchschnittlich acht Monate, bis neue Mitarbeitende voll produktiv sind. Mit einem 90-Tage-Plan reduziert sich dieser Zeitraum um bis zu 34 Prozent.
Was gehört in einen Onboarding-Plan? Ein Onboarding-Plan enthält Lernziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage, eine Checkliste für den ersten Tag und die erste Woche sowie eine Mentoring-Zuweisung. Er legt fest, wer für welche Einführungsschritte verantwortlich ist, und dokumentiert Meilensteine für die Probezeit.
Wie verbessert man Onboarding im Unternehmen? Häufig liegt das Problem in fehlender Struktur: Onboarding läuft informell und unbewusst ab. Der erste Schritt ist ein 90-Tage-Plan mit klaren Verantwortlichkeiten. Skalierbar wird das Ganze durch ein LMS, das Lernziele strukturiert und messbar macht — und Onboarding nicht mit der Probezeit enden lässt.
