Onboarding - So gelingt der stressfreie Start neuer Mitarbeitender

Ein effektives Onboarding-Programm kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, neue Mitarbeiter erfolgreich zu integrieren, ihre individuellen Bedürfnisse zu berücksichtigen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln. Ziel ist es, den Mitarbeitern von Anfang an das Gefühl zu vermitteln, dass sie an ihrem neuen Arbeitsplatz geschätzt werden und dass ihre berufliche Entwicklung im Mittelpunkt steht.

Personalisiertes Onboarding kann nicht nur zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung, sondern auch zur Verringerung der Fluktuation in Unternehmen beitragen. Es ist ein Schlüssel zur Bewältigung der aktuellen Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt und zur Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds, in dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgreich zusammenarbeiten können.

Warum Onboarding für Unternehmen immer wichtiger wird

In der heutigen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor einer gewaltigen Herausforderung - dem Mangel an Fachkräften. Das Problem ist längst nicht mehr neu. Die meisten Unternehmen berichten bereits von erheblichen Qualifikationslücken, die sie dringend schließen müssen.

Gleichzeitig ist die Loyalität der Arbeitnehmer gegenüber ihrem Arbeitgeber so gering wie nie zuvor. Noch nie fühlten sich Beschäftigte so wenig an ihr Unternehmen gebunden wie heute. Immer mehr Menschen hinterfragen ihre aktuelle berufliche Situation und denken ernsthaft über eine Kündigung nach. Dieser als "große Resignation" bezeichnete Trend erfasst derzeit ganz Deutschland.

Die Folge ist ein harter Wettbewerb um Talente. Unternehmen werben sich gegenseitig die Talente ab, Headhunter sind gefragter denn je und durch die weit verbreiteten Home-Office-Möglichkeiten spielt die räumliche Nähe beim Jobwechsel oft keine entscheidende Rolle mehr.

Doch was können Unternehmen tun, um die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Fluktuation zu senken? Die Antwort auf diese drängende Frage lautet: Personalisiertes Onboarding.

Positive Auswirkungen eines effektiven Onboardings

Wie bereits erwähnt, kann ein effektives Onboarding dazu beitragen, dass sich die Mitarbeitenden stärker an das Unternehmen gebunden fühlen, und es kann sich positiv auf die Leistung und das Selbstvertrauen des neuen Mitarbeitenden auswirken.

Stärkere Bindung durch Onboarding

Mitarbeitende, die ein effektives Onboarding durchlaufen haben, fühlen sich dem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht verbunden.

Sie fühlen sich dem Unternehmen stärker verpflichtet. Ein effektives Onboarding hilft den Mitarbeitenden, die Werkzeuge und das Wissen zu erwerben, die sie benötigen, um in ihrer Rolle produktiv und glücklich zu sein. Diese Investition in die Mitarbeitenden kann dazu führen, dass sie sich dem Unternehmen stärker verbunden fühlen.
Sie fühlen sich mehr mit ihren Kolleg:innen verbunden. Ein effektives Onboarding umfasst häufig Aktivitäten zum Kennenlernen und Schulungen durch Kolleg:innen. Dadurch können neue Mitarbeiter:innen Beziehungen aufbauen, die ihnen das Gefühl geben, willkommen zu sein und sich verbunden zu fühlen.
Drittens fühlen sie sich besser in die Unternehmenskultur integriert. Die Integration der Mitarbeiter:innen in die Unternehmenskultur ist absolut entscheidend, wenn es darum geht, Mitarbeiter:innen an ein Unternehmen zu binden und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit der Unternehmenskultur zu identifizieren.

Gesteigertes Selbstvertrauen und Leistung durch Onboarding

Onboarding wirkt sich aber nicht nur positiv auf die Mitarbeiterbindung aus, sondern auch auf die Leistung und die Performance. Denn auch hier zeigen Studien, dass Mitarbeitende, die ein effizientes Onboarding durchlaufen haben:

Mehr Leistung erbringen. Das Onboarding bietet die perfekte Gelegenheit, den Mitarbeitenden ihre Rolle und ihre Erwartungen im Detail zu erklären, damit sie ihr volles Potenzial entfalten können.
Mehr Vertrauen in ihre Leistung haben. Effektive Onboarding-Programme beinhalten häufig gezielte Schulungen, die die Mitarbeitenden in die Lage versetzen, selbstständig zu arbeiten. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter häufig mit einem gestärkten Selbstwertgefühl aus dem Onboarding-Programm hervorgehen.
Schneller einen Beitrag leisten. Ein effektives Onboarding ist ein guter Weg, um eine schnellere Rendite auf Ihre Rekrutierungsinvestitionen zu erzielen, da die Mitarbeiter berichten, dass sie in kürzerer Zeit einen Beitrag leisten können.

Die 4 C’s eines erfolgreichen Onboardings

Aus diesem Grund hat sich der 4-C-Ansatz im Onboarding als Best Practice etabliert, denn um die Bindung zu stärken und die Leistung zu steigern, sollte die Eingliederung vier Dinge erfüllen.

Compliance: Unter Compliance versteht man die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses sollten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über diese Regeln und Vorschriften informiert werden, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Standards und gesetzlichen Anforderungen verstehen und einhalten.
Clarification: Anschließend ist es natürlich wichtig sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter eine klare Vorstellung von ihren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zielen haben. Dies beinhaltet die Erläuterung von Teamstrukturen, Prozessen und Erwartungen, damit die Mitarbeiter verstehen, wie sie in die Organisation passen und wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen können.
Culture: Neue Mitarbeiter müssen die Werte, Normen und die allgemeine Kultur des Unternehmens verstehen, um sich in die Organisation integrieren zu können. Dies kann die Präsentation der Unternehmensgeschichte, der Werte, des Arbeitsumfelds und der sozialen Normen des Unternehmens umfassen.
Connection: Schließlich geht es bei Connection um den Aufbau von Beziehungen und Netzwerken. Neue Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, mit Kollegen, Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern in Kontakt zu treten. Dies erleichtert die soziale Integration und fördert die Zusammenarbeit.

Die Kosten des erfolglosen Onboardings

Wie bereits beleuchtet, bietet ein effektives Onboarding-Programm erhebliche Vorteile. Doch es wäre unvollständig, über den Nutzen zu sprechen, ohne auch die Kosten zu berücksichtigen. Tatsächlich können die Kosten im Falle eines fehlenden oder unzureichenden Onboardings sogar noch höher sein. Die finanziellen Aufwendungen sind nur ein Aspekt des Gesamtbildes. Die Auswirkungen erstrecken sich auf verschiedene Bereiche:

Zeitinvestition: Neue Mitarbeiter, die Personalabteilung und interne Experten des Unternehmens investieren erhebliche Zeit in den Onboarding-Prozess.
Recruiting-Kosten: Eine mangelhafte Einarbeitung führt oft dazu, dass neue Mitarbeiter das Unternehmen frühzeitig verlassen, was zusätzliche Rekrutierungskosten verursacht.
Produktivitätsverluste: Schlecht ausgebildete und demotivierte neue Mitarbeiter können die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen.
Rechts- und Reputationskosten: Verstöße gegen Compliance-Richtlinien können nicht nur finanzielle Folgen haben, sondern auch den Ruf des Unternehmens schädigen und in den Schlagzeilen landen.

Kurz gesagt: Die Bedeutung einer erfolgreichen Integration von Mitarbeitern in Unternehmen kann nicht überbetont werden, insbesondere angesichts der potenziell hohen Kosten und Risiken, die mit einem unzureichenden Onboarding einhergehen.

Die häufigsten Pain Points beim Onboarding

In unserer Arbeit mit Unternehmen begegnen uns regelmäßig eine Vielzahl von Herausforderungen, die aus drei unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet werden. Diese Pain Points sind vielseitig und prägen die Erfahrungen von neuen Mitarbeitern, HR-Managern und Führungskräften gleichermaßen.

Pain Points aus Sicht der neuen Mitarbeiter

Informationsüberflutung: Neue Mitarbeiter fühlen sich oft überfordert von der Fülle allgemeiner Informationen, die sie zu Beginn ihrer Zeit im Unternehmen verarbeiten müssen. Der lange Prozess des Lesens und Verstehens kann sowohl Langeweile als auch Überforderung verursachen.
Mangelnde Struktur: Der Lernprozess erscheint häufig unstrukturiert und verwirrend. Dies kann zu Frustration führen, da der Übergang in die neue Rolle nicht so reibungslos verläuft, wie es sich die neuen Mitarbeiter erhoffen.
Einsamkeit: Das Fehlen persönlichen Kontakts zu anderen Lernenden verschärft das Problem. Neue Mitarbeiter wünschen sich mehr Interaktion und den Austausch mit Kolleg:innen, um sich besser integrieren zu können.

Pain Points aus Sicht der HR-Manager

Manueller Aufwand: HR-Manager stehen vor erheblichem manuellen Aufwand bei der Erstellung von Lernpfaden und Inhalten. Dies beansprucht nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch das Risiko von Fehlern und Ineffizienzen.
Mangelnde Transparenz: Die mangelnde Sichtbarkeit des Lernfortschritts und die Schwierigkeit, den Erfolg der Lernenden zu messen, erschweren die Evaluierung und Optimierung des Lernprozesses.
Zusammenführung von Teilnehmern und Experten: Das Herstellen von Verbindungen zwischen Lernenden und internen Unternehmensexperten ist eine komplexe Aufgabe, die oft herausfordernd ist und eine bessere Lösung erfordert.
Tool-Überflut: Die Verwaltung einer Vielzahl nicht miteinander verknüpfter digitaler Tools und Plattformen kann ineffizient und zeitaufwändig sein.

Pain Points aus Sicht der Manager

Unproduktive Mitarbeiter: Manager berichten oft über die Schwierigkeiten, neue Mitarbeiter zu motivieren und produktiv arbeiten zu lassen. Dies führt zu Frustration auf beiden Seiten.
Kostensteigerungen durch Fluktuation: Die Sorge vor steigenden Kosten aufgrund von Mitarbeiterfluktuation belastet das Budget und das Betriebsklima.
Lange Einarbeitungszeiten und mangelnde Skill-Transparenz: Die Zeit, die benötigt wird, bis neue Mitarbeiter voll einsatzfähig sind, wird als problematisch empfunden. Die fehlende Transparenz über die tatsächlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter verschärft diese Herausforderung.

5 Reifegrade der Onboarding Journeys

Die Bedeutung des Onboarding-Prozesses in Unternehmen wird oft unterschätzt. Wir stellen jedoch fest, dass die Herangehensweisen der Unternehmen erheblich variieren können. Je nachdem, welchen Stellenwert das Onboarding im Unternehmenskontext einnimmt, verfolgen Organisationen unterschiedliche Modelle – von völlig fehlendem Onboarding bis hin zu einem skill-basierten Ansatz. Die Unterschiede liegen dabei hauptsächlich in den Bereichen Inhalt, Struktur und der Verbindung bzw. Interaktivität.

Kein Onboarding: In diesem Stadium gibt es keinen formellen Onboarding-Prozess. Neue Mitarbeiter werden ohne gezielte Einführung in ihre Aufgaben entlassen.
Passives oder grundlegendes Onboarding: In dieser Phase erfolgt die Eingliederung meist ad hoc, je nach Bedarf und Situation. Es gibt jedoch keine klaren Inhalte oder Skills, die mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter:innen verbunden sind, was den gesamten Prozess unstrukturiert und schwer messbar macht. Zudem fehlt häufig der Kontakt mit Kolleg:innen oder Fachexperten.
Compliance Fokus Onboarding: In dieser Phase gibt es einen einfachen Onboarding-Prozess, der sich hauptsächlich auf Compliance konzentriert, aber keine personalisierte oder effektive Integration bietet. Die Lernenden verbringen Zeit mit dem monotonen Lernen von Regeln und konzentrieren sich darauf, ihre Listen abzuhaken. HR agiert hier oft eher als “Compliance-Polizei”, wenn Inhalte nicht abgeschlossen oder Regeln nicht eingehalten werden.
Proaktives Onboarding: Unternehmen, die bereits einen Schritt weiter sind, setzen auf proaktives Onboarding. D.h. es gibt meist definierte Lernziele und Lernwege sowie Inhalte. Häufig gibt es auch bereits eine Vielzahl von Seminaren und Live-Events sowie Einzelgesprächen, die die New Joiners durchlaufen müssen, die aber meist einen One-Size-Fits-All-Ansatz verfolgen und so häufig zu Langeweile oder Überforderung führen sowie Schwierigkeiten bei der Messbarkeit der neu erworbenen Fähigkeiten.
Skill-basiertes Onboarding: Das skill-basierte Onboarding ist die fortschrittlichste Form des Onboardings, da die zu erlernenden Skills im Vorfeld definiert werden, die Inhalte darauf abgestimmt sind und diese in interaktiven Lernreisen personalisiert an die Lernenden ausgespielt werden.

Erfolgsrezept: Das Skill-basierte Onboarding

Um das skill-basierte Onboarding in Unternehmen erfolgreich zu implementieren, konzentrieren wir uns in der Regel auf drei zentrale Themenbereiche:

Verknüpfung von Skill-Strategie & Inhalt

Identifikation der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen.
Entwicklung von Inhalten, die gezielt auf diese Fähigkeiten ausgerichtet sind.
Sicherstellung, dass der Inhalt den strategischen Zielen des Unternehmens entspricht.

Lernprozess überblicken & Fortschritte messen

Schaffung klarer Lernziele und -wege für die Mitarbeiter.
Implementierung von Tools zur Überwachung des Lernfortschritts.
Kontinuierliche Messung und Bewertung der erworbenen Fähigkeiten und Kompetenzen.

Verbindung zum Unternehmen schaffen

Förderung der Interaktion zwischen neuen Mitarbeitern, Kollegen und Experten.
Etablierung eines Mentoring-Systems, um den Wissensaustausch zu fördern.
Integration der Unternehmenskultur und -werte in den Onboarding-Prozess, um die Bindung der Mitarbeiter zu stärken.

Häufige Stolpersteine beim skill-basierten Onboarding

Keine gemeinsame Sprache für Skills

Die Herausforderungen im skill-basierten Onboarding beinhalten oft das reibungslose Zusammenführen der Skill-Strategie und der bereitgestellten Inhalte – ein entscheidender Aspekt. Die vermittelten Inhalte sollten eng mit den erforderlichen Fähigkeiten des Unternehmens verknüpft sein. Ein zentrales Problem besteht jedoch darin, dass es häufig keine gemeinsame Sprache gibt, um Skills zu definieren. Bevor also Skills mit Inhalten verknüpft werden können, ist es wichtig, eine gemeinsame Sprache für Unternehmen zu etablieren.

Mangelnde Skills Transparenz

Um den Lernprozess sowohl für HR als auch für die Lernenden effektiv zu strukturieren und einen klaren Überblick zu gewährleisten, sind häufig klare Daten über die Skills der Lernenden erforderlich. Leider stehen oft nur begrenzte Daten zur Verfügung da zeitliche Einschränkungen den Personalabteilungen das sammeln von Daten oft erschweren. Dabei ist ein datenorientierter Ansatz von entscheidender Bedeutung.

Hierbei erfasst die HR-Abteilung kontinuierlich neue Kompetenzen und individuelle Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Dies ermöglicht eine bessere Anpassung der Lernwege, ohne dass sich die Mitarbeitenden kontrolliert fühlen. Dieser Ansatz bietet nicht nur den Lernenden die Möglichkeit, ihren Fortschritt zu verfolgen, sondern ermöglicht es auch Managern und der HR, die Entwicklung im Auge zu behalten. Die Lernreisen sollten dynamisch sein und sich automatisch an das Vorwissen der Lernenden anpassen, um eine hochgradig personalisierte Lernerfahrung zu gewährleisten.

Mangelnde Interaktivität

Darüber hinaus mangelt es vielen Onboarding-Programmen an Interaktivität. Insbesondere beim passiven Onboarding fehlt oft die soziale und kollaborative Bindung. Es gibt zu wenig Raum für Interaktionen, da diese oft nicht in die Online-Reise integriert sind. Daher ist die Verknüpfung von Offline- und Online-Lerninhalten und -Events besonders wichtig. Mit Hilfe verschiedener Kommunikationstools kann sichergestellt werden, dass die neuen Mitarbeiter nicht allein gelassen werden und die damit verbundenen Probleme und Herausforderungen bewältigen können. Multimedialer Input, der interaktiv und in verschiedenen Formaten präsentiert wird, kann einen dynamischen Lernweg schaffen, der die Verbindung stärkt und die Integration natürlicher Interaktionen ermöglicht.

So geht’s: Skill-basiertes Onboarding in der Praxis

Trotz der genannten Herausforderungen kann der Einstieg in ein skill-basiertes Onboarding auch einfach sein. In unserem Webinar Onboarding - so gelingt der stressfreie Start neuer Mitarbeitender zeige ich anhand eines konkreten Praxisbeispiels, wie man in wenigen Schritten ein kompetenzbasiertes Onboarding-Programm aufbaut.

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