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Marius Vennemann
Managing Director
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Kopfmonopole. Fehlendes Prozesswissen. Produktschulungen.
So viele Themen, die leider alle unternehmenseigen sind und damit nicht mal eben so am Markt als Lerninhalte eingekauft werden können. Das stellt viele Organisationen vor große Herausforderungen: wie bekommen wir das Wissen aus den Köpfen einiger weniger Fachexpert:innen in die Köpfe von vielen? Wer erstellt die Inhalte und wie bekommen wir als L&D bloß die kostbare Zeit der besonders gefragten Fachexpertinnen im Haus?
Kurz zusammengefasst: Lerninhalte mit Fachexperten entstehen am schnellsten, wenn L&D den Fachleuten so gut es geht alles abnimmt, was nicht das eigentliche Bereitstellen des Fachwissens selbst ist. Die Fachexpertin:nen liefern Screenshots, kurze Bildschirmaufnahme oder Transkripte, die idealerweise auf einer bestehenden Vorlage aufbauen. L&D baut daraus mit KI-Unterstützung das Lernmaterial, und vor der Veröffentlichung prüft die Fachexpertin das Ergebnis fachlich. Damit dieser Ablauf neben dem Tagesgeschäft bestehen kann, braucht es vorher ein Mandat der Unternehmensleitung und klar verteilte Rollen.
Pflichtthemen wie Datenschutz oder Arbeitssicherheit sehen in den meisten Unternehmen ähnlich aus. Dafür gibt es fertige Kurse am Markt, und die meisten produzieren diese Inhalte nicht selbst. Anders sieht es beim Unternehmenswissen aus: Prozesse, Produkte, interne Systeme und das Erfahrungswissen von Mitarbeitenden, die seit zig Jahren im Haus sind – das hat leider kein Anbieter mal eben so im Katalog.
Mit KI wächst der Druck, dieses Unternehmenswissen greifbar zu machen. Was sauber dokumentiert ist, beantwortet ein Assistent wie Microsoft Copilot in vielen Unternehmen schon direkt. Aber sicher beherrschen lernt niemand aus einer einzigen Antwort; dafür bleibt heute weiterhin der strukturierte Lernpfad die Wahl Nummer eins. L&D wird damit wieder stärker zur eigenen Produktionsabteilung. In einer Umfrage unter unseren Kunden bei edyoucated sehen rund 73 % der befragten E-Learning-Expertinnen und -experten in der KI-Nutzung eine zeitliche Entlastung.
In einigen Fällen ist es nicht ganz klar, ob man eher den Inhalt einkauft oder vielleicht selbst erstellt. Unser Beitrag Lerninhalte einkaufen oder selbst erstellen?. gibt hier wertvolle Einblicke. In unserem Beitrag hier geht es konkret um den Fall, in dem nur das Selbermachen bleibt – denn firmeneigenes Wissen gibt's leider (oder zum Glück) nirgends außerhalb des eigenen Hauses zu kaufen.
Der Subject Matter Expert (SME), also die Fachexpertin oder der Fachexperte, kennt die Abläufe und die Sonderfälle, an denen vor allem Neue scheitern. Gerade deshalb sind diese Personen überall im Unternehmen gefragt. Didaktisch ausgebildet sind sie meist nicht, und für das Onboarding in ein neues Autorentool fehlt ihr die Zeit und oft auch die Lust.
L&D dagegen kennt die Formate und das Lernmanagementsystem im Detail. Personalentwickler:innen sind geschult darin, Lernziele abzuleiten. Dem L&D-Team fehlt aber häufig das notwendige Fachwissen der einzelnen Bereiche, und Inhalte ohne diesen Input gehen leider schnell an der Praxis vorbei.
Im Markt gibt es viel Hype rund um die Nutzung von KI in der Content-Erstellung. Wir selbst (hier bei edyoucated) forschen mit führenden Research-Instituten wie dem Fraunhofer Institut an der Zukunft der Content-Erstellung mit KI. Unsere realistische Einschätzung:
KI liefert heute brauchbare Rohfassungen für Content:
LLM-basierte Systeme scheitern aber heute noch häufig dabei, zu prüfen, ob der Inhalt tatsächlich stimmt, ob das richtige Lernziel ausgewählt wurde und auch die fachliche Korrektur muss in der Regel aber trotzdem beim Menschen verbleiben. Auch gibt es in den meisten Häusern noch keine agentische Lösung für die Überführung und Freigabe von Informationen im LMS. Dementsprechend gibt es nach wie vor viele Dinge, die das Learning Development Team übernehmen sollte.
KI kann also heute bereits viele der grundlegenden Arbeitsschritte in der Contenterstellung abnehmen oder zumindest mal unterstützen, aber noch nicht komplett abnehmen.
Eine offene Frage, die bleibt, ist, wie man als Learning Development Team die Ressourcen der so stark nachgefragten Fachexperten überhaupt bekommt.
Das Problem: Lerninhalte haben selten eine feste Deadline. Gegen das nächste Kundenprojekt verlieren sie im Sinne der Priorität fast immer. Deshalb ist aus unserer Sicht extrem wichtig, dass es ein Mandat der Unternehmensleitung gibt: Content-Erstellung muss als Priorität hinterlegt werden, damit die Fachexpertinnen auch die entsprechende Zeit dafür eingeräumt bekommen. Besteht das Mandat einmal, kann man dann darüber nachdenken, wie wir effektiv die Rollen verteilen, wenn es um die Content-Erstellung geht.
Eine Verteilung, die aus unserer Sicht gut funktioniert:
Liefert das Wissen in der Form, die ihm am leichtesten fällt, etwa als Screenshots oder kurze Bildschirmaufnahme. Prüft am Ende das fertige Material fachlich.
Eine neue Rolle zwischen Fachbereich und L&D. Sie koordiniert über mehrere Skill-Felder hinweg und kennt die richtigen Leute in den Bereichen. Damit verbindet sie Skill-Management mit Content. Gut besetzt ist sie mit jemandem, der im Unternehmen breit vernetzt ist.
Klärt den Bedarf, stellt Vorlagen bereit, übernimmt Didaktik und Formate und bringt alles ins LMS. Wir finden: auch die Bedarfsanalyse sollte initial bei L&D liegen und fachlich ergänzt werden. Der Fachbereich sollte sich nicht nebenher überlegen müssen, wo die Schulungen eigentlich fehlen.
Ein Beispielszenario: Ein Technologieunternehmen führt Copilot für alle Mitarbeitende ein. Das Wissen dazu liegt bei zwei Super-Userinnen im KI-Enablement-Team, außerhalb von L&D. Die Unternehmensleitung will die KI-Nutzung hochfahren, also haben die beiden offiziell Zeit für Lerninhalte (unser angefordertes "Mandat").
L&D stößt den Bedarf an und benennt gemeinsam mit dem Skill-Translator die entsprechenden Fachexpertinnen. Im Beispiel sind das die beiden Super-Userinnen.
L&D gibt zwei bis vier Input-Formate vor und zeigt zu jedem, was daraus entsteht:
Wir empfehlen: denk dabei vom Ergebnis rückwärts: Welches Material willst du am Ende haben, und welcher Input reicht dafür?
Die Super-Userinnen machen Screenshots in der Reihenfolge der Nutzung: Copilot öffnen, Prompt schreiben, Ergebnis prüfen, Antwort in die Datei übernehmen. Dazu kommen ein paar Notizen zu typischen Fehlern. Für die Aufnahme genügt ein Werkzeug wie Loom oder Microsoft Clipchamp. Wer lieber spricht, diktiert die Erklärung Copilot und lässt sich daraus die ausgefüllte Vorlage erstellen.
L&D baut daraus Text, Sprecherstimme, Click-Dummy und Quiz. Die KI-Lösung der Wahl liefert dann eine Rohfassung. Danach arbeitet L&D Lernziel, Reihenfolge und Fragen didaktisch aus. Ohne KI-Tools kannst du die Fachleute auch um kurze Voice-over-Sequenzen bitten.
Die Super-Userinnen kommentieren den Entwurf. L&D arbeitet das Feedback ein und lädt erneut zur Prüfung ein, bis alles passt.
Das Modul geht als SCORM-Datei oder als Lernpfad ins LMS. Wichtig: nicht vergessen, den Content später auch auf Aktualität zu prüfen. Wir empfehlen Content mindestens alle 180 Tage einer kurzen Aktualitätsprüfung zu unterziehen.
Fachexpertinnen und -experten müssen nicht im LMS arbeiten. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viel Zeit sie haben.
Die Fachleute werden als Autorinnen und Autoren ins System geholt und bauen selbst. Veröffentlichungsregeln sorgen dafür, dass nichts ohne Freigabe live geht. Das passt, wenn die Fachleute Zeit haben und gern mit neuen Tools arbeiten.
Der Input kommt dann meist als Folien oder Textdokument, und L&D übernimmt die komplette Arbeit im LMS. Große Organisationen und stark gefragte Fachleute fahren mit diesem Weg meist besser.
Vor der Freigabe prüft der Fachbereich, was L&D gebaut hat. Im edyoucated LMS zum Beispiel läuft das über die Inhaltsprüfung: L&D lädt Kolleginnen und Kollegen zur Prüfung eines Lernpfads ein, die Prüfenden sehen den Inhalt und kommentieren ihn direkt im Lernpfad. Nach dem Überarbeiten lädt L&D erneut ein. Wie die Inhaltsprüfung funktioniert, beschreibt der Help-Center-Artikel.
Nach der Freigabe beginnt die Pflege. Lege für jeden Inhalt einen Prüfrhythmus fest, etwa alle 180 oder 360 Tage. Zum Termin schaut der Fachbereich, was sich geändert hat. Feedback der Lernenden zeigt dir oft früher, wo es hakt, und geht ebenfalls an den Fachbereich zurück.
Tipp: Bewahr die Rohdateien auf, im SharePoint oder wo eure Arbeitsdateien sonst liegen. Wer nur das fertige PDF oder SCORM-Paket behält, baut hinterher im worst-case bei der nächsten Änderung erneut von vorn.
Der häufigste Fehler ist die Bitte ohne Vorlage. Wer der Fachexpertin sagt „Mach mal einen Kurs zu deinem Thema“, bekommt einen Folienstapel oder gar nichts, weil die jeweilige Expertin nicht weiß, was eigentlich gebraucht wird.
Ebenso oft fehlt das Mandat. Dann hängt jeder Inhalt am guten Willen einzelner Leute und bleibt meist liegen, sobald es im Tagesgeschäft mal wieder brennt.
Plane außerdem die Pflege von Anfang an ein, sonst veraltet der Inhalt unbemerkt.
Ein Subject Matter Expert ist eine Person mit tiefem Fachwissen zu einem Thema oder einem internen System. Im L&D liefert sie das Wissen für Lerninhalte und prüft das fertige Material fachlich. Didaktik und Aufbereitung übernimmt L&D.
Bewährt haben sich zwei bis vier Input-Formate, zum Beispiel kommentierte Screenshots in PowerPoint oder eine kurze Bildschirmaufnahme. Zu jedem Format gehört ein Beispiel für das fertige Lernmaterial, das daraus entsteht. So sucht sich die Fachexpertin das Ergebnis aus und weiß sofort, welchen Input sie dafür liefern muss.
KI erstellt heute gute Rohfassungen wie Quizfragen, Gliederungen, Texte und Sprecherstimmen. Ob der Inhalt fachlich stimmt, prüft weiter die Fachexpertin. Lernziel und Freigabe im LMS liegen bei L&D.
Lege pro Inhalt einen festen Rhythmus von 180 oder 360 Tagen fest. Schnell veraltende Themen wie Software-Einführungen brauchen den kürzeren Rhythmus. Zusätzlich lohnt es sich, Feedback der Lernenden laufend an den Fachbereich weiterzugeben.
Fang mit einem einzigen Thema an, das die Leitung ohnehin vorantreibt, etwa einem anstehenden Rollout. Weitere Ideen, wo KI in der Personalentwicklung Arbeit abnimmt, findest du in unserem Beitrag zu Anwendungsfällen der KI in der Personalentwicklung.
