
Workforce Management (WFM) bezieht sich auf den strategischen Prozess der Optimierung von Arbeitskräften innerhalb eines Unternehmens, um die operative Effizienz zu verbessern und Geschäftsziele zu erfüllen. Es umfasst verschiedene Aktivitäten wie Planung, Prognose, Personalbeschaffung und Leistungsnachverfolgung, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Durch effektives Ressourcenmanagement und die Anpassung der Personalbestände an die Nachfrage hilft WFM Unternehmen, die Produktivität zu maximieren, Kosten zu minimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Workforce Management (WFM) bezeichnet den strategischen und operativen Ansatz, mit dem Unternehmen ihre gesamte Belegschaft bedarfsgerecht planen, steuern und analysieren. Ziel ist es, die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen – und dabei Produktivität, Kosten, Servicequalität, Mitarbeiterzufriedenheit und Compliance in Einklang zu bringen.
Workforce Management (WFM) umfasst alle Prozesse und Technologien, mit denen Arbeit im Unternehmen geplant, organisiert, erfasst und ausgewertet wird. Dazu gehören unter anderem die Vorhersage von Arbeitslasten, die Personaleinsatzplanung (Dienst- und Schichtpläne), Arbeitszeitmanagement und Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Leistungsanalyse sowie die Sicherstellung gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben.
Moderne Workforce-Management-Systeme verbinden diese Aufgaben in einer integrierten Softwarelösung. Sie berücksichtigen veränderte Arbeitsrealitäten wie Remote-Work, hybride Teams, flexible Arbeitszeitmodelle und den Einsatz einer externen Workforce (z. B. Leiharbeit, Freelancer). Damit geht WFM deutlich über eine rein kurzfristige Personaleinsatzplanung hinaus und ist ein zentraler Baustein der HR- und Geschäftsstrategie.
Workforce Management verfolgt mehrere, eng miteinander verknüpfte Ziele:
Die Begriffe Workforce Management und Personaleinsatzplanung (PEP) werden häufig synonym verwendet, bezeichnen aber nicht dasselbe:
Anders formuliert: Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich des Workforce Managements. Wer WFM ganzheitlich einführt, verbessert nicht nur Dienstpläne, sondern die gesamte Art und Weise, wie Arbeit und Workforce organisiert werden.
In der Praxis verbindet Workforce Management strategische Planung mit operativer Steuerung und laufender Datenanalyse:
Moderne WFM-Lösungen integrieren diese Schritte in einem Workforce-Management-System und binden es an andere HR-, Payroll- und ERP-Systeme an. Führungskräfte und Mitarbeitende greifen oft über Self-Service-Portale oder mobile Apps auf relevante Daten zu (z. B. Dienstpläne, Zeiterfassung, Urlaubsanträge).
1. Planung und Personaleinsatzplanung
Planung beschreibt die strategische und operative Erstellung von Arbeitszeit- und Schichtplänen. Ziel ist eine bedarfs- und mitarbeitergerechte Abdeckung zu jedem Zeitpunkt. Eine gute Personaleinsatzplanung berücksichtigt:
So lassen sich betriebliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig Arbeitskosten minimieren sowie Zufriedenheit und Fairness erhöhen.
2. Prognose (Forecasting) und Personalbedarfsermittlung
Prognose ist die Vorhersage des zukünftigen Arbeitsaufkommens und Personalbedarfs. Auf Basis historischer Daten, saisonaler Effekte, Kampagnenplanungen, Markttrends, Öffnungszeiten und Wachstumszielen werden zukünftige Anforderungen modelliert. Daraus leiten Unternehmen ab, wie viele Mitarbeitende mit welchem Skill-Profil sie in welchem Zeitraum benötigen – ein wesentlicher Baustein für Kapazitätsplanung, Recruiting und Qualifizierungsmaßnahmen.
3. Personalbeschaffung und Talentmanagement
Personalbeschaffung (Recruiting) dient dazu, identifizierte Personallücken zu schließen. Dabei geht es nicht nur um Quantität, sondern vor allem um die passenden Skills und Entwicklungspotenziale. Im Idealfall ist Workforce Management eng mit Talentmanagement, Skill-Management und Learning & Development verknüpft:
4. Arbeitszeitmanagement, Zeitwirtschaft und Zeiterfassung
Arbeitszeitmanagement stellt sicher, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst, vergütet und rechtskonform gestaltet werden. Dazu gehören:
Eine saubere Zeitwirtschaft ist die Basis für Entgeltabrechnung (Payroll), Compliance und faire, transparente Bedingungen – insbesondere in komplexen Schichtsystemen.
5. Leistungsnachverfolgung und Analyse
Leistungsnachverfolgung (Performance Monitoring) umfasst die laufende Messung von Produktivität, Qualität und Service-Level auf Einzel-, Team- und Organisationsebene. Typische Kennzahlen (KPIs) sind z. B.:
Dashboards und Reports machen Abweichungen und Trends sichtbar und ermöglichen fundierte Entscheidungen – etwa zu Personalaufstockung, Prozessänderungen oder Trainingsprogrammen.
6. Compliance, Gesundheit und Sicherheit
Workforce Management unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen sowie Vorgaben zur Arbeitssicherheit und Gesundheit einzuhalten. Moderne Systeme erkennen z. B. automatisch:
So werden Risiken reduziert und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gefördert.
7. Integration und mobile Workforce
Ein leistungsfähiges Workforce-Management-System ist meist eng mit anderen HR- und Geschäftssystemen integriert, z. B.:
Für eine mobile Workforce (Außendienst, Remote-Teams, dezentrale Standorte) bietet WFM sicheren Zugriff auf Einsatzpläne, Zeiterfassung und relevante Informationen per App. Führungskräfte können so auch von unterwegs planen und steuern.
Workforce Management entfaltet seinen Nutzen vor allem dort, wo Kapazität und Nachfrage stark schwanken oder wo große Belegschaften koordiniert werden müssen, zum Beispiel:
Viele Unternehmen etablieren einen wiederkehrenden Workforce-Management-Zyklus, der folgende Schritte umfasst:
1. Analyse der Ausgangssituation (Bedarfsanalyse)
Zunächst werden bestehende Arbeitsprozesse, Personaleinsatzpläne, Auslastung, Servicelevel und Leistungskennzahlen analysiert. Ziel ist es, Ineffizienzen, Engpässe, Compliance-Risiken und Qualifikationslücken zu erkennen.
2. Personalbedarfsermittlung (quantitativ und qualitativ)
Auf Basis historischer Daten, Forecasting, Geschäftsstrategie und erwarteter Nachfrageschwankungen wird ermittelt, welcher Personalbedarf kurz-, mittel- und langfristig besteht – differenziert nach Rollen, Standorten und Skill-Profilen.
3. Personalstrukturanpassung
Wenn Bedarf und vorhandene Workforce nicht zueinander passen, wird die Personalstruktur angepasst, zum Beispiel durch:
4. Kapazitätsplanung und Personaleinsatzplanung
Der ermittelte Bedarf wird mit der vorhandenen Kapazität abgeglichen. Daraus werden Dienst-, Schicht- und Einsatzpläne abgeleitet, die Verfügbarkeit, Skills, Präferenzen der Mitarbeitenden sowie rechtliche Vorgaben berücksichtigen. Ziel ist ein möglichst passgenauer Match zwischen Bedarf und Besetzung.
5. Durchführung und operative Steuerung
Die Pläne werden im Alltag umgesetzt. Kurzfristige Änderungen (z. B. Krankmeldungen, unerwartete Auftragsspitzen) erfordern eine laufende Feinsteuerung, etwa durch Schichttausch, Springerpools oder den Einsatz externer Kräfte.
6. Leistungsanalyse und Controlling
Die Wirkung von Workforce-Management-Maßnahmen wird anhand definierter KPIs regelmäßig überprüft. Auf Basis der Ergebnisse werden Prozesse angepasst, Planungsmodelle verfeinert und Skill-Entwicklungsprogramme gestartet. Workforce Management wird so zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Gesteigerte Effizienz: Workforce-Management-Tools automatisieren wiederkehrende Aufgaben, optimieren die Ressourcenzuweisung und erleichtern die Personaleinsatzplanung. So lassen sich Leerlaufzeiten reduzieren und Mitarbeitende dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen.
Kostentransparenz und -kontrolle: Durch eine bessere Planung von Arbeitszeiten und Kapazitäten sinken Überstunden und teure Ad-hoc-Einsätze. Gleichzeitig entsteht Transparenz über Produktivität, Auslastung und Personalkosten auf Team-, Standort- und Abteilungsebene.
Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Fair gestaltete, früh kommunizierte und möglichst flexible Dienstpläne schaffen Verlässlichkeit. Durch das Matching von Fähigkeiten und Aufgaben steigen Sinnhaftigkeit und Erfolgserlebnisse im Arbeitsalltag. Transparente Entwicklungspfade – unterstützt durch Skill-Management und Lernangebote – tragen zusätzlich zur Bindung bei.
Besserer Kundenservice: Wenn ausreichend qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung stehen, lassen sich Wartezeiten verkürzen, Servicelevel einhalten und Kundenerwartungen zuverlässig erfüllen. Das wirkt sich unmittelbar auf Kundenzufriedenheit und Loyalität aus.
Datengetriebene Entscheidungsfindung: Moderne WFM-Systeme liefern Echtzeitdaten zu Auslastung, Produktivität und Servicequalität. Führungskräfte treffen Entscheidungen auf Basis belastbarer Zahlen – etwa zu Personalaufstockung, Schichtmodellen oder notwendigen Qualifizierungen – statt nur auf Bauchgefühl.
Rechtssicherheit und geringere Risiken: Automatisierte Prüfungen von Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten und Qualifikationen reduzieren das Risiko von Verstößen gegen Arbeitsrecht, Tarifverträge und Sicherheitsvorgaben.
Da Workforce Management viele komplexe Aufgaben bündelt, setzten Unternehmen in der Regel auf spezialisierte Workforce-Management-Software. Typische Funktionen sind:
Cloudbasierte WFM-Lösungen sind meist sklierbar, flexibel und schnell aktualisierbar. Sie unterstützen Unternehmen dabei, ihre Workforce über Standorte, Länder und Beschäftigungsformen hinweg konsistent zu steuern.
Trotz des hohen Nutzens ist die Einführung und Optimierung von Workforce Management oft anspruchsvoll. Typische Herausforderungen sind:
Bewertung der aktuellen Situation: Starten Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden Arbeitsprozesse, Planungspraktiken, Skill-Struktur und Zeitwirtschaft. Identifizieren Sie Ineffizienzen, Compliance-Risiken und Qualifikationslücken, um Prioritäten abzuleiten.
Auswahl der passenden Lösung: Wählen Sie eine Workforce-Management-Software, die zu Ihren Anforderungen, Ihrer Unternehmensgröße und Ihrer IT-Landschaft passt. Achten Sie auf Integrationsmöglichkeiten (z. B. HR, Payroll, Lernplattformen), Skalierbarkeit, Cloud-Fähigkeit und Benutzerfreundlichkeit – sowohl für Planungsverantwortliche als auch für Mitarbeitende.
Training und Unterstützung: Bieten Sie umfassende Schulungen und praxisnahe Materialien an, damit Teams die Funktionen der WFM-Lösung effektiv nutzen können. Ermutigen Sie zur aktiven Nutzung, holen Sie Feedback ein und passen Sie Prozesse bei Bedarf an.
Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen Sie Ihre Workforce-Management-Prozesse regelmäßig und nutzen Sie die gewonnenen Daten, um Forecasting, Schichtmodelle und Skill-Entwicklungsmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern. Legen Sie klare KPIs fest, um Fortschritte zu messen und Erfolge sichtbar zu machen.
Workforce Management ist ein zentraler Hebel, um operative Exzellenz zu erreichen, Kosten zu kontrollieren, Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und kundenzentrierte Services zu gewährleisten. Indem Unternehmen WFM-Prozesse, Skill-Transparenz und Lernangebote miteinander verbinden, machen sie ihre Organisation langfristig anpassungsfähig – und sichern sich in einem dynamischen Marktumfeld einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Workforce Management sorgt dafür, dass Unternehmen zur richtigen Zeit genug passend qualifizierte Mitarbeitende im Einsatz haben. Es verbindet Planung, Arbeitszeitmanagement, Zeiterfassung und Leistungsanalyse, um Effizienz, Kosten und Qualität zu optimieren.
Die wichtigsten Ziele sind höhere Produktivität und Effizienz, optimierte Personalkosten, flexible Reaktion auf Nachfrageschwankungen, Einhaltung rechtlicher Vorgaben, bessere Servicequalität sowie eine höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Personaleinsatzplanung konzentriert sich vor allem auf die operative Frage, wer wann wo arbeitet. Workforce Management geht weiter: Es umfasst zusätzlich die Analyse und Prognose des Personalbedarfs, die Anpassung der Personalstruktur, Zeitwirtschaft, Controlling und die Integration mit HR- und Geschäftssystemen. Personaleinsatzplanung ist also ein Teilbereich von Workforce Management.
Workforce-Management-Software unterstützt Prognosen, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Reporting und Compliance-Prüfungen. Sie hilft, große Datenmengen zu verarbeiten, Szenarien zu simulieren und Entscheidungen datenbasiert zu treffen – häufig integriert in HR-, Payroll- oder ERP-Systeme und ergänzt um mobile Apps und Self-Service-Funktionen.
WFM ist überall dort wichtig, wo Nachfrage und Arbeitsvolumen schwanken oder viele Mitarbeitende koordiniert werden müssen – zum Beispiel im Einzelhandel, in Service- und Callcentern, Logistik und Lager, Produktion, im Außendienst/Field Service sowie in internen Servicecentern.
Typischerweise benötigt ein WFM-System Daten zu Mitarbeitenden (Stammdaten, Skills, Arbeitszeitmodelle), historische und aktuelle Auftrags- oder Kundenvolumina, Öffnungszeiten, Schichtmodelle, Abwesenheiten sowie Vorgaben aus Arbeitszeitgesetz, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen.
Ein effektives WFM berücksichtigt nicht nur die Anzahl der Mitarbeitenden, sondern auch ihre Qualifikationen. Transparente Skill-Profile und gezielte Lern- und Entwicklungsprogramme stellen sicher, dass die verfügbare Workforce auch wirklich die Fähigkeiten besitzt, die das Unternehmen für seine Ziele benötigt. So lassen sich interne Potenziale besser ausschöpfen und externe Rekrutierung gezielt ergänzen.


