Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Personalprozesse effizient zu verwalten und zu optimieren, indem sie verschiedene HR-Funktionen in einer zentralen Plattform integriert.
Ein Human Resource Information System (HRIS) ist eine integrierte Softwarелösung, die Personaldaten zentral verwaltet und HR-Kernprozesse wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Recruiting und Mitarbeiterentwicklung digital abbildet. HRIS-Systeme bilden die datentechnische Grundlage für evidenzbasierte HR-Entscheidungen und ermöglichen es Personalteams, administrative Aufgaben zu automatisieren, um mehr Zeit für strategische Arbeit zu gewinnen.
Die drei Begriffe werden im Deutschen häufig synonym verwendet, bezeichnen jedoch unterschiedliche Ausbaustufen:
In der Praxis ist die Abgrenzung fließend: Was ein Anbieter als „HRIS“ vermarktet, entspricht oft dem Funktionsumfang eines HRMS.
Ein modernes HRIS deckt typischerweise folgende Funktionsbereiche ab: Personalstammdatenverwaltung (Stammdaten, Organigramm, Dokumentenablage), Gehaltsabrechnung (Payroll), Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, Recruiting und Bewerbermanagement (ATS), Onboarding-Workflows sowie Reporting und HR-Analytics. Erweiterte Systeme integrieren außerdem Performance Management, Skill Management und Learning Management.
Die Implementierung eines HRIS in Deutschland erfordert besondere rechtliche Sorgfalt. Da ein HRIS umfangreiche personenbezogene Mitarbeiterdaten verarbeitet, ist eine DSGVO-konforme Konfiguration zwingend — inklusive Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter und Löschkonzept. Besonders wichtig: Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von IT-Systemen zur Überwachung von Mitarbeitenden. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und der Abschluss einer Betriebsvereinbarung sind in mitbestimmten Unternehmen unabdingbar.
SaaS-basierte HRIS-Lösungen kosten typischerweise zwischen 6 und 30 Euro pro Nutzer und Monat — je nach Funktionsumfang und Anbieter. Bei einer Unternehmensgröße von 200 Mitarbeitenden entspricht das Jahreskosten von ca. 15.000 bis 70.000 Euro. Hinzu kommen einmalige Implementierungskosten für Datenmigration, Konfiguration und Schulung. Eine realistische Implementierungsdauer liegt bei 3 bis 6 Monaten für mittlere Unternehmen; bei komplexen Rollouts mit vielen HR-Systemintegrationen können 6 bis 12 Monate eingeplant werden.
Zu den in Deutschland am häufigsten eingesetzten HRIS-Lösungen zählen Personio (KMU-Fokus), SAP SuccessFactors (Enterprise), Workday (International Enterprise), HRworks (Mittelstand) sowie Sage HR und Haufe Umantis. Die Wahl hängt stark von Unternehmensgröße, vorhandenem ERP-System und Internationalität ab.
Moderne HRIS-Systeme werden zunehmend mit Talentmanagement- und Lernplattformen verknüpft. Die Integration eines LMS (Learning Management Systems) ermöglicht es, Weiterbildungsdaten direkt im HR-System zu erfassen und mit Performance-Daten zu verknüpfen. Für eine systematische Skills-Gap-Analyse ist die Verbindung von HRIS und Kompetenzmanagement-Tools besonders wertvoll: Unternehmen können so gezielt Weiterbildungsmaßnahmen für identifizierte Kompetenzlücken initiieren.
Ab wann lohnt sich ein HRIS?
Als Faustregel gilt: Ab etwa 50 Mitarbeitenden beginnen manuelle HR-Prozesse in Tabellenkalkulationen signifikante Fehlerquellen und Effizienzprobleme zu verursachen. Ab 100–200 Mitarbeitenden ist ein vollwertiges HRIS in der Regel wirtschaftlich sinnvoll. Entscheidend ist weniger die reine Mitarbeiterzahl als die Komplexität der HR-Prozesse — also ob z. B. Schichtplanung, komplexe Entgeltsysteme oder standortübergreifendes HR-Management erforderlich sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem HRIS und einem ATS?
Ein ATS (Applicant Tracking System) ist auf den Recruiting-Prozess spezialisiert — von der Stellenausschreibung über Bewerbermanagement bis zum Vertragsangebot. Ein HRIS deckt hingegen den gesamten Employee Lifecycle ab, vom Onboarding bis zum Offboarding. Moderne HRIS-Systeme enthalten häufig ein integriertes ATS-Modul; eigenständige ATS-Lösungen wie Greenhouse oder Workable bieten jedoch oft mehr Tiefe im Recruiting-Prozess.
Wie lange dauert die Einführung eines HRIS?
Eine typische HRIS-Implementierung dauert bei mittleren Unternehmen (100–500 MA) zwischen 3 und 6 Monaten. Komplexe Enterprise-Rollouts mit vielen Modulen, Datenmigration aus Altsystemen und internationalen Standorten können 6–12 Monate in Anspruch nehmen. Die häufigsten Verzögerungsgründe sind unvollständige Datenmigration, fehlende Betriebsratsvereinbarungen und unklare Anforderungen an Schnittstellen zu bestehenden Systemen.
Welche Daten werden in einem HRIS gespeichert?
Ein HRIS verwaltet typischerweise Stammdaten (Name, Adresse, Bankverbindung), Vertragsdaten (Eintrittsdatum, Gehalt, Stunden), Abwesenheiten, Qualifikationen und Zertifikate, Performance-Bewertungen sowie Aus- und Weiterbildungsnachweise. Da es sich ausschließlich um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt, ist eine strikte Zugriffskontrolle und DSGVO-konforme Verarbeitung essenziell.
