6 Schritte zur skill-basierten strategischen Personalplanung

Strategische Personalplanung (englisch: Strategic Workforce Planning, Abkürzung: SWP) ist ein Prozess der Analyse des aktuellen Personalbestands eines Unternehmens und der Vorhersage des künftigen Personalbedarfs. Ziel der SWP ist es, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die richtige Anzahl und Art von Mitarbeitenden mit den richtigen Skills zur richtigen Zeit am richtigen Ort hat, um seine Geschäftsziele zu erreichen. Der Prozess der strategischen Personalplanung umfasst im Allgemeinen die folgenden Schritte:

1. Strategische Ausrichtung
2. Bedarfsanalyse
3. Analyse der Belegschaft
4. Gap Analyse
5. Lösungsimplementierung
6. Fortschritte messen

In diesem Blog werden wir jeden dieser Schritte untersuchen und einen effektiveren, skill-basierten Ansatz für die strategische Personalplanung vorschlagen. Außerdem werden wir ein Beispiel zur Veranschaulichung anführen.

Vorteile der skill-basierten strategischen Personalplanung

Die traditionelle Personalplanung basiert auf Stellenprofilen. Im Gegensatz dazu empfehlen wir, Skills als Grundlage für die Prognose und Planung Ihres Personalbestands zu verwenden. Dies bringt drei Vorteile mit sich:

1. Anleitung: Skills werden zur gemeinsamen Sprache für den gesamten Planungszyklus.
2. Flexibilität: Unabhängigkeit von bestimmten Berufsbildern, die sich immer schneller verändern.
3. Agilität: Gezielte Analysen können für bestimmte Projekte oder Initiativen durchgeführt werden, anstatt den gesamten Zyklus zu durchlaufen.

1. Strategische Ausrichtung: Was wollen wir erreichen?

Im ersten Schritt geht es um den Abgleich mit den Unternehmenszielen. Welche Ziele hat das Unternehmen, welche Transformationsprozesse werden angestoßen und wie sollen sie umgesetzt werden? Welche konkreten Geschäftsziele gibt es, die neue Skills benötigen oder die auf bestehende Skills aufbauen? An dieser Stelle kann es hilfreich sein, sich die Marktdaten zu Skills in der Branche, von Unternehmen mit einem ähnlichen Schwerpunkt oder Skill-Daten aus dem eigenen Unternehmen anzuschauen.

Wir werden uns dieses Beispiel in allen 6 Schritten ansehen.

Die ACME Corporation hat sich auf Geschäftsführerebene für eine Transformation zu starker Automatisierung von Prozessen entschieden. Um den Transformationsprozess anzustoßen und die stärkere Prozessautomatisierung voranzutreiben, hat die Personalabteilung den Auftrag bekommen, Expertise zu „Robotic Process Automation“ (RPA) über einen gesamten Geschäftsbereich aufzubauen. Die Personalabteilung ermittelt alle Kompetenzen und darunterliegenden Skills anhand von Marktdaten, Wettbewerbern und internen Daten, um ein umfassendes Bild der benötigten Skills zu erhalten.

2. Bedarfsanalyse: Welche Skills werden benötigt?

Im zweiten Schritt geht es um die konkrete Bedarfsanalyse der benötigten Rollen und darunterliegenden Skills. In anderen Worten: Welche konkreten Skills werden für den Transformationsprozess benötigt? Skills sind hier ein entscheidender Vorteil im Vergleich zur Bedarfsanalyse basierend auf Jobrollen, denn Rollen verändern sich schnell. Sie sind zudem nicht spezifisch genug, um daraus Qualifikationslücken zu identifizieren und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Dafür empfiehlt sich die Nutzung einer Skill Taxonomie, um konkrete Ziel-Skill-Profile zu definieren. Diese sind deutlich flexibler als starre Jobrollen und lassen sich zudem 100% auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.  

Zurück zu unserem Beispiel:

Die Personalabteilung der ACME Corporation trägt die in Schritt 1 ermittelten Skills in einer Skill-Taxonomie zusammen und leitet daraus konkrete Skill-Profile für die Umsetzung des Transformationsprozesses zusammen. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Expert:innen aus dem Fachbereich und der Stakeholder auf Management-Ebene, um sicherzustellen, dass alle Bedarfe abgedeckt sind.  

3. Analyse der Arbeitskräfte: Welche skills sind bereits verfügbar?

Bevor neue Talente reingeholt werden, kann es sich lohnen, zuerst im Team zu schauen, welche Skills bereits vorhanden sind. Der Status-Quo gibt Auskunft über die aktuelle Situation und schafft eine Datengrundlage für die kommenden Entscheidungen. Dabei geht es zunächst darum festzustellen, wo das Unternehmen in Bezug auf die gesuchten Skills steht. Auf Grundlage des Skill-Profils kann die Belegschaft analysiert und entsprechend kartografiert werden. Dabei ist es wichtig, dass die Skill-Profile nicht veraltet sind und neuen Entwicklungen angepasst werden. Die vorhandenen Skills können beispielsweise durch Skill-Assessments oder mittels Selbsteinschätzung ermittelt werden.  

Zurück zu unserem Beispiel:

Die ACME Corporation stellt allen Mitarbeitenden des Bereichs das definierte RPA Ziel-Skill-Profil zur Verfügung, z.B. über eine Learning Experience Plattform (LXP). Anhand von einer Selbsteinschätzung wird dann der Wissensstand jedes Einzelnen gemessen. Zusätzlich kann diese Selbsteinschätzung von Vorgesetzten validiert oder eingeordnet werden, wenn nötig. Im Ergebnis entsteht so ein Bild der aktuellen Situation von RPA-relevanten Skills im Unternehmen.  

4. Gap-Analyse: Welche Skills fehlen?

Im nächsten Schritt werden die bereits bestehenden Skills und ihre Verteilung mit dem Ziel-Skill-Profil verglichen. Durch Abgleich vom Ziel-Skill-Profilen mit dem Status Quo ist genau erkennbar, welche Skills gut abgedeckt sind, welche komplett fehlen, sowie die “Entfernung” einzelner Personen (oder Kohorten) von dem Zielprofil. Durch den Vergleich von Ist mit Soll entsteht eine saubere Entscheidungsgrundlage für künftige Schritte im Workforce Planning.  

In diesem Beispiel:

Im Unternehmen gibt es bereits einige Expert:innen, die einen Großteil des Ziel-Profils für RPA erfüllen. Was fehlt, ist eine flächendeckende Kenntnis der Grundlagen und Anwendungsgebiete von Automatisierung, die die Kommunikation mit den Expert:innen ermöglicht und so die breite Transformation vorantreiben kann.  

5. Lösungsimplementierung: Wie können Qualifikationslücken geschlossen werden?

Wir kennen das Skill-Profil, wissen, wer es erfüllt und woran es konkret mangelt. Im nächsten Schritt gilt es Lösungen für den Skill-Gap zu finden, das heißt, die konkreten Maßnahmen festzulegen. Verschiedene Lösungswege können hier Abhilfe schaffen: Die benötigten Skills können zum Beispiel mithilfe von Up- oder Reskilling, Outsourcing oder interner Mobilität ins Unternehmen geholt werden. Skills verknüpfen als gemeinsame Sprache die verschiedenen Initiativen. Je nach Anwendungsfall kann beispielsweise eine skill-basierte interne Projektplattform aufgebaut oder personalisierte Lernempfehlungen ausgespielt werden.

Zurück zu unserem Beispiel:

Die Personalabteilung ACME Corporation hat sich dazu entschieden, die benötigten Skills durch Weiterbildung der bestehende Mitarbeitenden im Unternehmen auszubilden. Aus diesem Grund haben sie Lerninhalte zu den Grundlagen der Automatisierung eingekauft und zusammengestellt und den entsprechenden Skills in einem LXP zugeordnet. Entsprechend dem jeweils zugeordneten Zielprofil und dem vorherigen Assessment, werden den Lernenden die passenden Inhalte zu ihrem Wissensstand empfohlen. Die künstliche Intelligenz (KI) der Lernplattform stellt zudem sicher, dass sich die Lerninhalte automatisch an das Vorwissen der Lernenden anpassen und die Mitarbeitenden nur die Lerninhalte lernen, die sie wirklich benötigen. Dadurch wird Zeit gespart, die Lernbereitschaft erhöht und die Ergebnisse maximiert.

6. Fortschritte messen: Wie können wir Lernfortschritte messen?

Haben die Lerninhalte die gewünschten Ergebnisse gebracht? Wurden sie überhaupt genutzt? Wie war die Nutzererfahrung mit den Lerninhalten? Die richtigen Key Performance Indicators (KPIs) können dabei helfen, Antworten auf diese und weitere Fragen zu finden. Hier die KPIs unserer Beispiel Organisation:

Zielgerichtete KPIs

• Wie hoch ist der Anteil der automatisierten Prozesse im Unternehmen?
• Haben wir unser Geschäftsziel erreicht?

KPI: % der automatisierten Prozesse

Verhaltensbasierte KPIs  

• Wie hoch war die Qualität der Lerninhalte und wie erfolgreich konnten die Teilnehmer die Skills anwenden?
• Wurden dafür spezielle digitale Tools benötigt?

KPIs:

• Rückmeldung darüber, wie gut das Lernangebot den Lernenden befähigt hat, ein bestimmtes Verhalten anzuwenden
• Bewertung, inwieweit Mitarbeitende ein Verhalten zeigen, das mit einem Skill zusammenhängt
• Häufigkeit der Nutzung bestimmter digitaler Tools

Input-basierte KPIs

• Wie viele Personen haben sich angemeldet?
• Wer und wie viele Mitarbeitende haben an dem Assessment teilgenommen, wie viele Lernstunden wurden absolviert?

KPIs:

• Auf der Lernplattform registrierte Personen
• Einstufungstest abgelegt
• Lernpfade gestartet
• Wöchentlich / Monatlich aktive Nutzer (WAU/MAU)
• Lernstunden
• Lernpfade abgeschlossen
• Projekte umgesetzt

Output-basierte KPIs

• ‍Wiehat sich die Website skill gap entwickelt ?
• Wie entwickeln sich die Skills im Unternehmen langfristig?
• Wie lautet das Feedback der Mitarbeitenden zur Selbsteinschätzung?

KPIs:

• Zielerreichungsgrad der Skills
• Qualifikationsdefizit im Vergleich zu den rollenspezifischen Ziel-Skill-Profilen
• Entwicklung der Skills im Laufe der Zeit gegenüber dem Zielzustand (entweder ein bestimmtes Skill-Profil oder eine Kombination von Skills)
• Selbsteinschätzung über die Beherrschung der Ziel-Skills

Skill-basierte strategische Personalplanung als Herausforderung & Chance

Die skill-basierte strategische Personalplanung ermöglicht es, bestimmte Skills nicht nur in einem Team zu platzieren, sondern sie auch langfristig zu entwickeln, damit sie erhalten bleiben und sich weiterentwickeln. Durch ein strategisches, schrittweises Vorgehen ermöglicht die Methode langfristige Ergebnisse. Durch eine intelligente Erfolgsmessung speist sich der Prozess selbst mit neuem Input und kann flexibel fortgesetzt werden. Unterstützt durch KI und andere Technologien kann das Erlernen neuer Skills nicht nur das Unternehmen voranbringen, sondern auch Erfolgserlebnisse für Mitarbeitende und Expert:innen schaffen. Dabei geht es nicht nur um Fachwissen, sondern um eine Kultur der Skill-Entwicklung und der persönlichen Leistung. Lebenslanges Lernen wird in Ihrem Unternehmen verankert und zu einem erkennbaren Vorteil.

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