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Home Office Next Level — Tipps & Tricks für die Arbeit in den eigenen vier Wänden

Disclaimer: Nicht jeder hat derzeit das “Privileg” von Zuhause aus Arbeiten zu können. Menschen, die Maschinen bedienen müssen oder deren Arbeit als “systemrelevant” klassifiziert wird, gehen weiterhin zur Arbeit außerhalb der eigenen vier Wände und benötigen ggf. aufgrund geschlossener Schulen und Kitas zudem noch eine Kinderbetreuung, die in der derzeitigen Situation alles andere als einfach zu finden ist. Daher ist es uns wichtig an dieser Stelle zu erwähnen, dass wir in keiner Weise die Schwierigkeiten, die die derzeitige Situation für Leute im Home Office mit sich bringt, über die Herausforderungen stellen, vor denen Menschen, wie u.a. die in systemrelevanten Berufsfeldern, derzeit stehen.

Das vorweggenommen möchten wir in diesem Guide einige Tipps & Tricks für sämtliche “Neulinge” oder aber auch alt eingesessene Home-Office Arbeitende liefern. Neulinge im Home Office sind wir derzeit streng genommen nämlich alle. Denn das bis dato bekannte “Home Office” ist nicht so einfach gleichzusetzen mit der COVID-19 geschuldeten Variante des Home Office.

In der Regel sind wir nämlich nicht jeden Tag zuhause geblieben. Mussten uns nicht mit dem Partner abstimmen, wer das Büro (wenn denn eines existiert) und wer den Küchen- oder Couchtisch nutzt. Mussten nicht neue Wege finden, um mit Kollegen “mal eben kurz was zu klären”, da der Gang ins Büro nebenan als Option nicht mehr existiert. Und die wenigsten von uns waren wohl bereits einmal in einer Situation, in der die Kinder außerhalb der Ferien auf unbestimmte Zeit zuhause bleiben und nicht so ganz verstehen wollen, wieso sie denn a) nicht mit Freunden spielen dürfen und b) Mama und Papa trotzdem nicht viel Zeit für sie haben und arbeiten müssen.

Unsere Tipps & Tricks für die Arbeit im Home Office

1. Der Arbeitsplatz 👨‍💻

Egal in welchen Guide Sie schauen: es soll ein eigenes Zimmer sein, abgeschottet von anderen Dingen, die Sie ablenken könnten. Ergonomisch soll der Platz eingerichtet sein. Das wird in den meisten Fällen derzeit nicht möglich sein.

  • Versuchen Sie dennoch einen fixen Platz für Ihre Arbeit zu finden. Idealerweise einen Raum, dessen Tür Sie für Video Konferenzen schließen können.
  • Haben Sie Kleinkinder zu Hause, so macht zudem sicherlich Sinn, am Ende eines Arbeitstages die wichtigen Unterlagen in eine Kiste zu packen und auf einem Schrank außer Reichweite Ihrer Kleinen aufzubewahren.
  • Positiver Nebeneffekt? Sie sind weniger dazu geneigt, sich nach dem Abendessen wieder an die Arbeit zu setzen. Nicht wenige von uns neigen in diesen Tagen dazu, mehr zu arbeiten, als sie es im Büro normalerweise getan hätten.

2. Die Zeitplanung ⏳

Strukturieren Sie Ihre Tage neu. Nine to Five wird im Home Office höchstwahrscheinlich nicht funktionieren.

  • Drucken Sie sich einen Stundenplan aus oder malen Sie einen auf. Blicken Sie auf die letzten Tage zurück und identifizieren Sie Zeiten, in denen Sie gestört wurden: Zeichnet sich eine Regel ab? Ihre Kinder haben zu ähnlichen Zeiten Hunger, der Postbote kommt in der Regel zwischen 10 und 11h, […] Planen Sie Ihre Tiefarbeits-Phasen drum herum.
  • Priorisieren Sie Ihre To-Do’s nach den Zeitslots, die sich Ihnen eröffnen. So hilft es in der Regel die wichtigsten Dinge morgens in Angriff zu nehmen. Nicht nur, weil die Konzentrationsfähigkeit bei den meisten Menschen dort am höchsten ist. Ggf. schlafen Ihre Kinder noch --- super! Arbeitszeit ohne ein kreischendes “Mamaaaaaa”. Nutzen Sie diese.
  • Kommunizieren Sie Ihre Zeitplanung mit Vorgesetzten sowie Kollegen und lassen Sie diese wissen, zu welchen Zeiten Sie zu erreichen sind. Das mag sich am Anfang etwas komisch anfühlen. Aber Ihre Kollegen sehen auch im Büro, wenn Ihre Tür zu ist und Sie nicht gestört werden wollen, oder wenn Sie gerade im Mittag sind. Kommunikations- und Kollaborations-Tools, wie Microsoft Teams oder Slack sind ideal, um auch ein kurzes “Bin im Mittag”, “Bin raus für Heute”, “Bin mal für zwei Stunden im Fokus Modus” loszuwerden.

3. Die Selbstdisziplin 💪

Selbstdisziplin ist im Home Office besonders gefragt, schließlich sitzt niemand neben einem und arbeitet ebenfalls fokussiert. Folgend einige Tipps, wie Sie ihre Selbstdisziplin unterstützen können:

  • Ziehen Sie sich morgens an, als würden Sie wirklich ins Büro gehen. Das hilft nicht nur für die Video Telefonate mit Kollegen oder Kunden, sondern auch Ihnen selbst, um Freizeit und Arbeitszeit zu trennen.
  • Gehen Sie morgens, bevor Sie sich an die Arbeit setzen, eine Runde um den Block. Stellen Sie sich vor Sie würden gerade wirklich “zur Arbeit gehen”. Sobald Sie zuhause ankommen, startet Ihre Arbeitszeit.
  • Kommunizieren Sie Kollegen, wenn Sie in die Mittagspause starten und verpflichten sich somit selbst nach einer Stunde wieder erreichbar zu sein.
  • Führen Sie ggf. einen morgendlichen Check-In sowie abendlichen Check-Out mit Kollegen oder Vorgesetzten ein. Darin teilen Sie schriftlich oder mündlich via Telefon oder Video Call, was Sie an dem Tag schaffen möchten und berichten am Ende des Tages, ob Sie dies auch wirklich geschafft haben. Eine Alternative sind tägliche Standup’s. Bei edyoucated treffen wir uns einmal täglich virtuell via Video-Konferenz und berichten dem gesamten Team, was wir seit dem letzten Standup erledigt haben und was bis zum nächsten Standup geplant ist.

4. Die Unternehmenskultur 👬

Ein Bereich, der uns persönlich ganz besonders am Herzen liegt. Denn was durch das Home Office droht verloren zu gehen, ist das Gemeinschaftsgefühl. Der kurze Small-Talk mit der Kollegin auf dem Flur oder am Kaffee Automaten. Das “Guten Morgen! Ist das Wetter nicht heute schön?” oder “Was hast du am Wochenende geplant?“. Die gute Nachricht: Das geht auch ohne ein gemeinsames Büro. Seit Tag 1 arbeiten wir bei edyoucated über drei Standorte verteilt. Eine Remote-Kultur war bei uns also von Beginn an an der Tagesordnung.

  • Führen Sie weniger Telefonate und mehr Video Calls. Es ist immer hilfreich, wenn Sie Ihr Gegenüber sehen können. Ein Großteil von Informationen geht durch den Wegfall von Gestik und Mimik verloren.
  • Planen Sie Zeit für Small Talk in Meetings ein. Ein positiver Nebeneffekt der Home Office Arbeit ist in der Regel, dass Meetings deutlich produktiver und schneller stattfinden. Planen Sie trotzdem in der Agenda für den Anfang oder das Ende 5 Minuten ein, um sich auszutauschen. “Wie ist die Situation gerade bei euch? Sind die Eltern noch gesund und wohlauf?”, “Treiben eure Kids euch auch schon in den Wahnsinn?“. Austausch unter Kollegen ist wichtig und darf trotz getrennter Räumlichkeiten nicht untergehen.
  • Richten Sie, sofern Sie ein Kommunikations- oder Kollaborationstool, wie Microsoft Teams oder Slack nutzen, einen extra Channel für Small-Talk und “Kaffee-Gespräche” ein. Es muss nicht immer alles professionell und strukturiert ablaufen. Flurgespräche sind wichtig für die Kultur und sollten auch virtuell ihren Platz finden.
  • Verabreden Sie sich mit Kollegen zum virtuellen Kaffee. So wie Sie sich ggf. auch in der Unternehmens-Cafeteria für 30 Minuten treffen würden, können Sie dies auch via Video Tool. Planen Sie eventuell sogar Muffin- oder Donut-Freitage mit dem gesamten Team und treffen sich virtuell um 10h am Freitag Morgen, um ein paar Minuten einfach nur zu quatschen.

5. Home Office inklusive Kindern 👶🏼

  • Der wichtigste Tipp zuerst: Bewahren Sie Ruhe, nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Das klappt sowieso nicht. Die gute Nachricht? Niemand erwartet Perfektion. In der aktuellen Situation ist Ihnen kaum jemand böse, wenn der Sohn während des Video Calls doch mal ins Zimmer platzt oder ein “Papaaaaa” das Telefonat mit dem Kunden durchkreuzt.
  • Einer unserer Partner hat uns berichtet, dass er für seine Tochter ebenfalls ein kleines Home Office eingerichtet hat. Wenn Papa “arbeiten geht”, dann möchte die Tochter das auch. Vereinbaren Sie gemeinsame “Home Office” Zeiten mit Ihren Kids --- Arbeitszeit für Papa bedeutet Schularbeitszeit für die Tochter. Richten Sie Ihren Kindern eigene kleine “Home Office” Plätze ein. Wenn möglich so, dass Sie im Blickfeld Ihrer Kinder sitzen. Geben Sie trotz Arbeit Ihren Kindern das Gefühl “in der Nähe” zu sein.
  • Wenn Sie die Kinderbetreuung zu zweit übernehmen, dann teilen Sie sich auf und strukturieren Ihre Arbeitstage gemeinsam. Mama übernimmt das Frühstück mit den Kindern, Papa kann in der Zeit seine Video-Konferenz führen. Exakt andersrum läuft es zur Mittagszeit. Das wird nicht immer perfekt klappen aber kann dennoch helfen die ein oder andere ungestörte Arbeitsphase zu finden.
  • Fahren Sie Ihr schlechtes Gewissen etwas herunter. Die Kinder sitzen nun mehr vor dem Fernseher, als Sie das eigentlich für richtig halten? Sie können sich nicht vierteilen. Abstriche zu machen ist okay und macht Sie bestimmt nicht zu Rabeneltern.

Alles in allem sollten wir in dieser Situation unserer Meinung nach aber auch durchaus die positiven Dinge sehen. Wir etablieren neue Arbeitsweisen, entwickeln uns weiter, begeben uns auf eine digitale Lernreise und finden auf eine ganz andere Art als Menschen zusammen.

Sie hätten gern weitere Informationen rund um das Thema “Remote Arbeit im Home Office”? Wir haben einen eigens dem Thema Remote Arbeit gewidmeten Lern-Track erstellt, den Sie sich auf unserer edyoucated Plattform nach individuellen Präferenzen personalisieren können.
Hier gehts zur Plattform.

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